業務の効率化を図るためにも、ワークフローについて多くの企業が重要視しています。

ワークフローを導入することで、業務の進捗状況を確認出来たり、決裁スピードが早くなったりとメリットがたくさんあるからです。

ここでは、Salesforceのワークフローについて解説していきます。

ワークフローの設定手順やSalesforceの自動化ツールについてもご紹介するので、導入に迷っている企業はぜひ参考にしてみてください。

Salesforceのワークフローの概要

Salesforceは、企業の業務効率化に利用できるさまざまなツールを提供しています。

ワークフローもSalesforceの製品の1つです。

ワークフローは、業務に必要なプロセスを自動化することで、効率化を図れる機能のことを指します。

以前は紙ベースで処理していた内容も、現在はPCやスマートフォン上で確認出来るようにワークフローを導入している企業がほとんどです。

紙ベースで管理していると、大事な書類を紛失してしまうリスクもあり、書類がどこにあるのかなど把握することが難しくなります。

ワークフローのシステムを導入することで、書類を紛失することなく、書類は現状誰が管理しているのかなどを把握することが出来るのです。

そして大きなメリットは業務の効率化を図れることです。

社内で行う業務をスピーディーに行うことで、他の業務に集中することが出来ます。

ワークフローを導入することは大きなメリットがあり、導入している企業が多いのです。

Salesforceのワークフローについて解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

Salesforceのワークフローが可能にすること

Salesforceのワークフローでは、業務の効率化を大きな目的としています。

ワークフローを導入すると、下記のようなことが出来ます。

• 業務の流れを可視化することが出来る
• 書類をペーパーレスで管理することで、コストが削減出来る
• 外出先からも書類の確認が出来る
• 内部統制を強化することが出来る

ワークフローを導入すると、書類などをワークフロー上のシステムで管理することになります。

例えば、営業部の社員が備品の発注する場合で例えてみましょう。

その場合、下記のようなフローが発生すると仮定します。

1. 営業部の社員が発注書を作成
2. 営業部の部長が発注書を確認・承認
3. 管理部の社員が発注書を確認・承認
4. 管理部の部長が発注書を確認・承認

上記のように備品の発注のような場合でも、多くの企業がいくつかの過程を経て、業務が完了することが多いでしょう。

ワークフローを導入することで、発注書がどこまで承認されたか確認することが出来るのです。

また確認漏れで承認が止まっている場合なども、周りの人がフローを確認できるので、書類が滞ってしまうことを防ぐことが出来ます。

ワークフローの構成要素

ワークフローは2つの要素から構成されています。

• ルール
• アクション

それぞれの要素について解説していきます。

ルール

ワークフローを作成する場合は、まず「ルール」を作成します。「ルール」とは条件のことを指します。

ワークフローは「もし〜を行ったときに、＝を行う」という流れが一般的です。

例えば、「もし発注書を作成したときに、次は部長が書類を確認する」というようなフローを作りたいと仮定します。

この「もし発注書を作成したときに」と仮定している部分が「ルール」の要素となるのです。

アクション

「ルール」を作成した後は、「アクション」を作成します。

「アクション」とは、「ルール」が達成されたときに実行されることを指します。

例えば、「もし発注書を作成したときに、次は部長が書類を確認する」というようなフローを作りたいと仮定しましょう。

この「部長が書類を確認する」というのが「アクション」になります。

ワークフローの設定手順

ワークフローは、「if（ルール）/then（アクション）」で構成されています。

設定手順は下記の流れです。

• ワークフロールールを決める
• アクション部分を設定する
• 作ったフローを動かしてみる

それぞれの設定手順のポイントについて解説していきます。

ワークフロールールを決める

まずワークフローを作成するうえで、最初に必要な「ルール」を決めましょう。

「if/then」の「if」の部分になります。

この「ルール」が作成されることで、次の「アクション」へと繋がります。

現在行っているフローを可視化してみると分かりやすいでしょう。

アクション部分を設定する

次に、「アクション」を設定しましょう。

「アクション」は「ルール」が達成されたときに実行されることです。

「if/then」の「then」の部分になります。

「ルール」を設定した時と同じように、現状のフローを可視化してみるとどこを設定するか分かりやすいでしょう。

作ったワークフローを動かしてみる

「ルール」と「アクション」を設定したあとは実際に動かしてみましょう。

実際に動かしてみることで、業務の流れを可視化することが出来ます。

動かしてみて設定した「ルール」と「アクション」だけでは、業務プロセスが不十分の場合もあります。

ワークフローを設定してみると、そのような業務プロセスの問題点を確認出来ることもメリットです。

設定したフローの中で、他に確認や承認をする人を増やした方が良いという場合もあるでしょう。

その場合は、もう一度ワークフローの流れを確認し、最適なフローを作成することが重要です。

ワークフローで社内作業を自動化する方法

ワークフローは社内で行う事務作業などを自動化することが出来ます。

ワークフローを導入することで、社内作業の効率化を図ることが出来るのです。

ワークフローで社内作業を自動化する際の方法について解説していきます。

ワークフロールールの管理

ワークフローで社内作業を自動化する場合は、ルールの管理を行うようにしましょう。

まず設定したルールが適切なものになっているのか確認することが重要です。

例えばワークフローで、発注書のフローを設定していた場合、使用する書類が適切なものになっているのか管理するようにしましょう。

発注書で使用する書類が変更された場合には、ワークフロールールの設定を変更しなければいけません。

一度ルールを設定したら終わりではなく、社内での管理体制などが変わったときはワークフローでのルールも変更が必要になります。

定期的にワークフロールールを管理するようにしましょう。

ワークフローアクションの管理

ワークフローアクションを定期的に管理するようにしましょう。

ルールの管理も必要ですが、アクションの管理も必要になります。

ルールの時と同じように、社内での管理体制などが変わった場合には、アクションに該当する内容も変わってくるでしょう。

その変更に合わせて、定期的にアクションの内容を管理することが重要です。

Salesforceの自動化ツール3種

Salesforceには自動化するツールが3種類あります。

• ワークフロールール
• プロセスビルダー
• フロー

それぞれの内容について解説していきます。

ワークフロールール

ワークフロールールは、プロセスビルダーとフローと比べると一番シンプルなツールです。

ワークフロールールでは、「if/then」のルールとアクションを設定します。

この2つを設定すると、基本的に利用出来るようになるのが特徴です。

アクションには下記の種類があります。

• メール通知
• ToDo発行
• 項目自動更新
• アウトバウンドメッセージ

プロセスビルダー

プロセスビルダーは、複数のルールとアクションを設定することが出来ます。

ワークフロールールでは、プロセスごとに複数のルールを作成する必要があります。

しかしプロセスビルダーでは、1つのプロセスに対して複数のルールを設定することが出来ることが特徴です。

フロー

フローは、3つのツールの中で、複雑にルールやアクションを設定することが出来ます。

業務のフローで、複雑なルールやアクションの設定が必要な場合に、フローはおすすめです。

ワークフローの活用事例

ワークフローを導入することでどのようなことに活用出来るのでしょうか？

活用事例についてみていきましょう。

紙での管理をやめて業務効率化・コスト削減

社内での事務作業を行う場合、以前は紙ベースで行うのが主流でした。

書類を作成し上司に書類を提出して押印をもらい、次の部署へ書類を送るといった流れが多いと思います。

しかし紙ベースで行っている場合、書類の確認を忘れていたり、紛失してしまったりなどのリスクがあるのです。

ワークフローを導入することで、確認や承認漏れの書類が一目で確認でき、フローの効率化を図ることが出来るのです。

また紙ベースの場合、用紙代がかかります。

作成した書類を印刷する用紙代や、作成した書類にミスがあった場合にまた印刷をしたりと余分に用紙代がかかってしまう場合もあります。

ワークフローを導入することで、書類の確認漏れや紛失のリスクを無くすことができ、業務の効率化を図ることが出来ます。

また書類の印刷を行わなくて良いので、用紙代がかからずコストを削減することも出来るのです。

厳密な証跡管理によって内部統制を強化

ワークフローを導入することで、厳密に証跡管理を行い内部統制を強化するということも出来ます。

企業が適切に事業活動を行うためにルールを設けている仕組みのことを内部統制といいます。

内部統制を怠ると情報漏洩のリスクも上がり、最悪の場合、業務停止命令を受ける場合もあるのです。

そのようなリスクを防ぐため、企業は内部統制の管理を行うことを重要視しています。

ワークフローを導入することで、書類を紙ベースで扱うことが無くなり情報漏洩のリスクを防ぐことが出来るのです。

そして、現在のフローが適切なのかということも確認することが出来ます。

内部統制の強化を考えている場合に、ワークフローを導入するということも効果的といえるでしょう。

既存システムとの連携で人為ミスを防止

既存システムとの連携を行うことで、人為ミスを防止することが出来ます。

使用する書類を間違えてしまったり、記入箇所を間違えてしまったりなど事務作業で人為ミスはよく起こります。

人為ミスで書類の作成をし直したりなど、余計に時間がかかってしまうこともあるのです。

そのような人為ミスを防止するためにも、既存システムを連携させることで効率的に事務作業を行うことが出来るようになります。

スマートデバイスを活用し、働き方改革を促進

近年、働き方改革が注目され、リモートワークも増えました。

働き方改革を促進している企業にとって、ワークフローの導入は効果的といえるでしょう。

ワークフローは、パソコンはもちろん、スマートフォンからもログインし利用することが出来ます。

また、社内ではなく自宅や外出先からでもログインすることが出来るので、場所を選ばず利用することが出来るのです。

リモートワークで業務を行う人も増えてきている中で、ワークフローの導入は必須ともいえるのではないでしょうか。

Salesforceのワークフローを使いこなそう

Salesforceのワークフローは様々な使い方があります。

• 見積もり書作成
• 注文書作成
• 休暇申請書作成
• 経費申請書作成

上記の他にも多くの活用方法があります。

営業関係から契約書、社内での管理業務に必要な書類作成まで様々な使い方があるのです。

ワークフローの最大のメリットは、業務フローの効率化を図れることです。

確認・承認漏れを防ぐことができ、スピーディーに最後の承認まで行うことが出来るでしょう。

全て電子化されるのでペーパーレスで、ファイリングする手間も省くことができ、他の業務に集中することが出来ます。

そして、今後リモートワークを推進する企業が増えてくることが予想されます。

書類提出のために、出社することはあまり業務効率が良くありません。

ワークフローを導入することで、自宅からでも書類を提出でき、通勤などの無駄な時間を省くこともできるのです。

ワークフローを上手く使いこなしていくことで、業務を円滑に進めることが出来るでしょう。

Salesforceのワークフローの活用で悩んだら

ワークフローを導入している企業は多くあります。

業務のフローを自動化でき、業務効率に大きな効果が予想出来るからです。

まだ導入していない企業は、実際どのように活用していけば良いのか分からないと不安に思っている企業もあるでしょう。

導入する場合は、社内でのルールを統一し、フローをしっかり決めておくことが重要です。

Salesforceのワークフローのツールには、それぞれの特徴があります。

自社のルールにあったツールを利用すると良いでしょう。

Salesforceのワークフローをどのように活用するか悩んでいる場合は、デジマクラスへご相談ください。

導入や活用方法について、アドバイスしていきます。

導入する場合は、社内で体制をしっかり整えることも重要です。

ワークフローを上手く活用していくためにも、ぜひデジマクラスへご連絡ください。

まとめ

Salesforceのワークフローについて解説しました。

社内で行う事務作業は必須の業務ですが、書類作成や承認まで時間がかかることが多くあるでしょう。

時間がかかってしまうと、他の業務にまで支障が出てしまう可能性があります。

ワークフローの導入を行った場合、業務の効率化や内部統制の管理、コスト削減など様々なメリットがあります。

まだワークフローを導入していない場合は、導入を一度検討してみてはいかがでしょうか？

導入方法や活用について悩んでいる場合は、デジマクラスへご相談ください。

最後までご覧いただきありがとうございました。