ソフトウェアをクラウドサービスで提供するSaaSは、用途によって数多くの種類があります。

SaaSによって自社の課題が大きく改善される可能性があるものの、実際どのサービスを利用するか悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、SaaSの代表的なサービスを厳選して解説します。

導入時のメリットや注意点も併せて紹介しているので、SaaSの利用を検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

クラウドサービスでできること

SaaSとは、クラウドサービスのうちのひとつです。

クラウドサービスは下記の3種類に分かれています。

• IaaS（イアース）：ハードディスクや仮想サーバーなどの基盤を提供
• PaaS（パース）：プログラムを開発するために必要なプラットフォームを提供
• SaaS（サース）：完成したソフトウェアを提供

3つに共通しているのは、データの保管・管理・運用が全てインターネット上で利用できることです。

クラウドサービスの代表的な特徴といえるでしょう。

ちなみにカスタマイズのしやすさは、1番がIaaSでその後PaaS・SaaSの順番になります。

SaaSの特徴

SaaSはIaaS・PaaSのようなカスタマイズが必要なサービスと違い、多くの人が利用しやすいという特徴があります。

なぜならSaaSは「Software as a Service」という名前の通り、すでに完成したソフトウェアだからです。

プログラムに関する専門知識がなくても、スムーズに利用することができます。

またインターネット環境があればどこからでもログインして利用できるため、テレワークの促進にもつながるのです。

複数人で同時にアクセスすることも可能なので、チームでのやり取りに影響が出る心配もありません。

SaaSビジネスの流れ

SaaSビジネスの流れは、まず提供会社が提供するサービスをユーザーが導入することから始まります。

料金は月額制なので、ユーザーはいつでもサービスを導入・解約できる状況です。

そしてサービスの運用・管理はサービス提供後も提供会社が担います。

そのため提供会社は、ユーザーが満足できるようなサービスを維持し続けなければなりません。

長期的な顧客を増やすことが、提供会社の評価に繋がっています。

SaaSを導入するメリット

SaaSを導入するメリットとしては、導入コストや管理工数の削減があげられます。

またサービスの特徴から利便性も大きく向上するでしょう。

誰でも・どこからでも気軽に利用を始められるのがSaaSの魅力です。

一方IaaS・PaaSよりカスタマイズしにくい、というデメリットもありますが、自社の要望や考え方によってはメリットにもなり得ます。

ここからは主なメリットについて詳しく見ていきましょう。

導入コストの削減

SaaSは従来のソフトウェアのようなパッケージ商品と異なり、導入コストを大きく削減できます。

従来のソフトウェアは、まずソフトウェアをインストールするための費用をまとめて払わなくてはなりませんでした。

一方SaaSはソフトウェアをインストールする必要がなく、使った分だけ支払う従量課金制です。

そのため余計なコストがかからず、自社に合ったオプションを選択できます。

さらにソフトウェアの開発費用といったエンジニアに支払う人件費もかかりません。

管理工数の削減

サービス導入後のバージョンアップ作業を始めとした管理・運営は、ユーザーではなく提供会社が行います。

自動で最新のバージョンになっているため、更新作業を忘れてしまう心配がありません。

またセキュリティ対策も提供会社が管理しているので安心です。

そのためエンジニアに依頼する回数も大幅に少なくなるでしょう。

もしくは自社にエンジニアが常駐している場合、別の重要な業務に集中して取り組めます。

データの共有やアクセスが簡単

データがインターネット上に保管されることから、ユーザーアカウントでログインすれば複数端末でデータを共有できます。

PC・タブレット・スマートフォン全ての利用が可能です。

また同時に複数アクセスできるため、社員間でのデータ共有がスムーズに行えます。

サービスによっては、この機能を応用して提供会社のプラットフォームからアプリケーションを共有することも可能です。

柔軟な使い方ができるということは、今後のニーズに合わせて多様な働き方を促進する後押しになるでしょう。

SaaSが使われるカテゴリ

SaaSは数多くのサービスがありますが、下記のカテゴリに分けられます。

• 社内SNS・ビジネスチャット
• CRM・SFA
• プロジェクト管理
• グループウェア

サービスを利用する前に、まずは自社の業務に関する課題を考えてみましょう。

そのうえで、SaaSを利用するとどのような効果があるか考えてみることが大切です。

自社のニーズに合ったサービスを利用することで、より大きなメリットが得られるでしょう。

ここからはSaaSが使われるカテゴリについて詳しくご紹介します。

社内SNS・ビジネスチャット

社内用SNSやビジネスチャットは、インターネット上でやり取りできるSaaSを利用することで利便性が向上します。

複数でデータ共有ができるうえに、データ容量を気にする必要がなくなるからです。

代表的なサービスとしては、「Slack」や「Chatwork」があげられます。

グループ会議やタスク化できる機能があると、サービスに対する評価が高くなる傾向です。

またほかのサービスと外部連携できると、データの共有がよりスムーズに行えます。

CRM・SFA

CRM（顧客管理システム）とSFA（営業支援システム）にSaaSを利用すると、利便性が上がりコスパも良くなります。

まずデータがインターネット上で一律管理されることで、情報を整理し利便性の向上に繋がるでしょう。

またどの端末からでもアクセスできるので、社外でも随時情報をチェックできます。

さらにデータを保管するのに必要な容量だけ料金を支払えばいいため、余分なコスト削減にも繋がるでしょう。

代表的なサービスは「Salesforce」や「Knowledge Suite」です。

プロジェクト管理

プロジェクトを効率よく進めるのに欠かせないプロジェクト管理は、SaaSの導入で業務軽減が期待できます。

主にマネジメント業務に携わっている方へおすすめのサービスです。

データがインターネット上で一括管理できると、全体の進捗状況が把握しやすくなります。

適切なタイミングで適切な指示を出せるため、プロジェクトの成功に繋がる可能性がぐっと高まるでしょう。

代表的なサービスは「Asana」や「ANDPAD」などです。

グループウェア

社内での情報共有に欠かせないグループウェアは、SaaSの導入によって様々な面で利便性が向上します。

代表的なサービスは「Google Workspace」や「Office365」です。

メールやカレンダー機能などの基本ツールは、使用したことがある方も多いのではないでしょうか。

グループウェアは外部のサービスと連携できるかどうかでも利便性が大きく変わってきます。

ほぼ全ての社員が使うと想定されるため、ユーザーの使いやすさを考慮することもサービスを選ぶうえで重要です。

SaaSの代表的なサービス例

ここからは数あるSaaSのサービスから、代表的なものを厳選してご紹介します。

選んだポイントは、知名度の高さとユーザー数の多さです。

どちらも数値が高いほど提供会社の信頼度に繋がります。

初めてSaaSのサービスを利用するなら、ひとまず大手の提供会社で人気のものを選ぶのがおすすめです。

利用料金は月額制なので、サービスの選択に悩んだときはひとまず試用期間と考えていろいろ試してみましょう。

Gmail

GmailはGoogleが提供しているサービスで、個人のユーザーも多いのが特徴です。

ビジネス向けには、GmailやGoogieカレンダーを含むグループウェア「Google Workspace」を提供しています。

グループウェアのGmailは個人向けとは異なり、ビジネスのニーズに沿った機能が付加されていて利便性が高いです。

また管理者機能を使って、社員ごとにアクセス権限を設定することもできます。

セキュリティも大手Googleが管理しているので安心です。

Slack

Slackはビジネスチャットツールの認知度が高いサービスです。

外部のサービスと連携する機能が優れており、社内での情報共有がスムーズに行えます。

またビデオ会議機能の使いやすさも人気の理由でしょう。

顧客満足度が非常に高く、エンジニアを中心に多くの長期ユーザーがいることも大きな特徴です。

2017年11月に日本語版が導入されてから、ユーザー数は50万人を超えているといわれています。

Salesforce

クラウドサービスの先駆けといえるSalesforceは、メインのCRMを筆頭に世界トップのシェアを誇っています。

導入実績は世界中で15万社以上といわれており、認知度はかなり高いです。

データの管理機能に優れていて必要な情報が一目で表示されるため、スムーズな営業活動が行えます。

どの端末からでも利用できるSaaSの特徴を活かして、営業社員が社外でも不自由なく情報をチェックできることが魅力です。

管理者機能でアクセス制限も設定できるので、セキュリティ面も安心です。

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365は、いわずと知れたMicrosoft社が提供するグループウェアです。

代表的なソフトウェアであるExcelやWordを使用したことがある人は多いでしょう。

これらのソフトウェアは従来パッケージ型で販売されていましたが、SaaSで提供されたことにより利便性が向上しました。

自動更新で常に最新のバージョンとなるため、快適に長く使用できるでしょう。

ほかにもSkypeのようなSNSツールを始め、アプリケーションが充実していてスムーズに連携できます。

SaaS導入時のポイント

SaaSの導入時には、まず導入する目的を明確にすることが大切です。

そして業務とマッチングするか、どのくらいコストを削減できるか考えてみましょう。

その他提供会社のセキュリティ対策や、会社の将来性を併せて検討するのがおすすめです。

特に提供会社がサービスを利用できない状態に陥ったときには、自社の業務にも支障が出てしまいます。

とはいえ大手企業や認知度の高いサービスであれば、それほど大きな心配はないでしょう。

導入する目的を明確にする

サービスを導入する前に、まずは導入する目的を明確にしましょう。

導入する目的が曖昧だと、いくら利便性の高いサービスでもメリットを活かしきることができません。

またはどのサービスを利用したらいいのか迷ったまま、導入を後回ししてしまう可能性もあるでしょう。

目的が明確にならない場合は、自社が今抱えている課題を考えてみてください。

その課題をもとに、サービスのカテゴリから適切なものを選んでみましょう。

業務とマッチングするかを確認する

自社の業務とこれから利用するサービスがマッチングするかどうかを確認することは非常に重要です。

一概に知名度の高いサービスが自社に合っているとは限りません。

特にSaaSは自社でカスタマイズしにくいという特徴があります。

つまり業務にマッチングするか事前に確認していないと、時間とコストを無駄に使ってしまうリスクもあるのです。

サービスの機能や付加オプションをしっかりリサーチしましょう。

導入することでどのくらいコストを削減できるか明確にする

導入するとどのくらいコストを削減できるか、導入前に明確にしておくことも重要なポイントです。

パッケージ型と違って導入コストが削減できるとはいっても、利用後は毎月利用料がかかります。

特にSaaSの料金は従量課金制であり、基本的に利用が多いと料金が上がり少なければ安く済ませられるのです。

多くの場合、サービスの利用料金はいくつかのプランがあります。

さらに様々な付加オプションが揃っていることもあるので、ニーズにより近くなるものを選びましょう。

SaaS導入時の注意点

SaaSの導入時には、契約期間や利用条件といったサービスの詳細についてしっかり確認することが重要です。

それぞれのサービスで定められているので、利用するうえで支障が出ないか最終チェックを行いましょう。

なかでも特に注意しておきたいのが、提供するサーバーの稼働期間です。

この期間は稼働率として表示され、99％なら1年間で約4日程度メンテナンスなどの理由でサービスが利用できなくなります。

稼働率が高ければそれだけ業務に支障は出なくなりますが、反面コストも高くなる傾向です。

SaaS導入で困ったときは？

SaaSの導入で困ったときには、デジマクラスに相談するのがおすすめです。

デジマクラスはSaaSに関する知識が豊富で、導入することによって数多くの成功実績を出しています。

困ったときには専門知識を持つ第三者の意見を聞くのが成功への近道です。

デジマクラスのコンサルタントは、各会社のニーズに寄り添い適切なアドバイスを行います。

ぜひ気軽にご相談ください。

まとめ

SaaSは誰でもクラウドサービスが利用できる身近なサービスです。

そのため従来の業務からスムーズに移行することができるでしょう。

SaaSのメリットを活かすには、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ必要があります。

代表的なサービスを参考に、自社に導入したときの効果を様々な面から考えてみましょう。

適切なSaaSを利用して、より効率の良い業務を実現させてください。