働き方改革が叫ばれている昨今、業務効率化や業務改善を検討する企業が増えています。

さまざまな方法で業務効率化を進めることができますが、その中でも注目されているのが「ECRS（イクルス）の原則」です。

この記事では、ECRSの原則の具体例や要素別の業務内容について解説していきます。

是非参考にしてください。

「ECRS（イクルス）の原則」の特徴

それではECRSの原則とはどのような法則で、どのような特徴があるのでしょうか。

この項目ではECRSの原則の概要をご説明します。

業務改善に活かせるフレームワーク

ECRSの原則は、業務改善するべき作業はどの作業なのかを導き出すフレームワークです。

業務改善するにあたり、まずは誰がどの業務に関わってどのような手順を踏むかなど、流れを1から確認する必要があります。

そしてその中から改善する余地のある課題を発見しなくてはなりません。

しかし、どのように流れを確認するべきか悩んでしまうこともあるでしょう。

そのような時に、ECRSの原則というフレームワークが役立つのです。

この原理は、もともと製造現場の業務効率化のために生まれたものでしたが、今ではさまざまな業務や業種で活かされています。

ECRSの原則の「ECRS」は、以下の4つの頭文字をとってできており、これらの視点で上から順に業務を見直していきます。

• Eliminate（排除）
• Combine（結合）
• Rearrange（交換）
• Simplify（簡素）

「引き算」の考え方

ECRSの原則は、費用や工数を最小限にとどめて効果を出すフレームワークです。

業務改善はしたいけれど、工数が増えてしまうと作業者のキャパシティを超えてしまう可能性もあります。

わざわざ費用を掛けたり、工数を増やしたりしなくても業務改善ができるのが一番得策です。

ECRSの原則を理解し、実務で実践することで無駄な工程を「引き算」できます。

業務に無駄がなくなって合理的に改善されれば、些細なミスを抑制することも可能です。

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「Eliminate：排除」の業務内容と具体例

それでは、ECRSの「E」の部分であるEliminate（排除）について解説していきます。

不必要な業務を削る

「E」は排除を指しますが、現在の工程で無駄なものやなくすことができる工程がないかを洗い出す作業です。

業務を改善するに当たり、この「排除」は初めに検討するべきだと考えられています。

なぜかというと、「排除」はコスト・手間がかからず高い効果が得られる作業であるためです。

さらには検討から実行に移すまでにかかる時間がほとんどないため、可能な限り実行できるよう検討しましょう。

具体例

Eliminate（排除）の具体例を2点挙げます。

まず1つ目は、日報などの書類作成業務の排除です。

特に新人でもないのに日報が必要とされており、作成者は毎日20分かけて作成しているとします。

しかし、上司は毎日見ているわけでもなく目的が曖昧であったため、必要性の検討を行います。

そして見直し後は提出を1日1回から週に1回とし、記載項目を絞ることで書類作成時間を10分に減らしてみましょう。

そうすることで、結果的に月7時間近くかけていた作業は、月40分～50分ほどになり約1日分の時間が浮くことになります。

そして、2つ目のは会議の排除です。

週に1回、10人で1時間程の定例会議をしていたとします。

それは、過去より続いている建前的な会議で、メールでの報告で問題ない内容です。

必要性の検討を行い、会議は月1回に変更してメンバーを5人に絞ることにします。

そうすることで、月40時間消費していた時間を月5時間に変更できます。

「Combine：結合」の業務内容と具体例

続いては、ECRSの「C」の部分であるCombine（結合）について解説していきます。

複数の業務をまとめる

「C」は結合・分離を意味しています。

これはEliminate（排除）の後に行い、いくつかの工程を一括したり逆に分けたりすることで業務効率化をはかります。

似通った業務を集中させることで、複数所持しなければならなかった設備や工程の削減が可能です。

さらには、作業者が覚えなくてはならない作業数が減るため、有効な手段といえるでしょう。

こちらもEliminate（排除）同様に、コスト・手間がかからず高い効果が期待できます。

具体例

Combine（結合）の具体例を2点挙げます。

まず1つ目は、会議の同時開催です。

出席者が似ている複数の会議をまとめることで、トータルの所要時間を削減できます。

また少人数で行っていた会議において、さらに関係者を増やして会議することで、関係者への伝達時間を削減することも可能です。

そして、2つ目は、発注作業の一括化です。

部門やカテゴリーごとに別の作業者が発注を行っていたが、それを1人の担当者で実施するという方法です。

1人の担当者に集約してもトータルの所要時間が削減されるようであれば、有効な手段となるでしょう。

「Rearrange：交換」の業務内容と具体例

次に、ECRS「R」の部分であるRearrange（交換）についての解説です。

業務プロセスや人員の変更

「R」は入れ替えや代替を表しています。

作業工程の順序を入れ替え、より効率的で最適な流れを検討する考え方です。

また、これには業務を行う場所や作業者の入れ替えも含まれ、作業者の1日の日程や月のスケジュールを見直します。

このRearrange（交換）で大幅な時間短縮が達成できる可能性があります。

具体例

Rearrange（交換）の具体例を2点挙げます。

1つ目は、営業時間の短縮です。

営業のルートを見直して、移動距離が最短になるように設定したり担当者交代させたりします。

1日に換算すると数十分～1時間程度でも、月に換算すると大きな時間短縮につながるでしょう。

2つ目は、上司への業務確認のタイミングの変更です。

業務確認を作業プロセスの後半に行うと、ある程度業務を進めた後に上司へ確認することになります。

その場合、変更点や指摘があると大幅な修正をしなくてはなりません。

しかし、後半から前半へとタイミングを変更することで、修正箇所が最小に抑えられます。

「Simplify：簡素化」の業務内容と具体例

最後に、ECRS「S」の部分であるSimplify（簡素化）についての解説をします。

業務プロセスの簡素化

「S」は簡素化を意味します。

「E」「C」「R」の検討段階で、業務をなくすことや変更することができなかったものを、可能な限り簡素化する段階です。

以前までのやり方よりも、より作業が簡単かつ分かりやすい方法がないかを検討します。

これは、これまでの固定概念を払拭して検討する必要があるでしょう。

有効なツールを導入することも業務の効率化につながります。

具体例

Simplify（簡素化）の具体例として、資料テンプレートの標準化が挙げられます。

会議資料・プレゼン資料・報告書などのテンプレートを簡潔に書けるように変更し、社内で共有する作業です。

そうすることで、資料を作成する従業員全員の業務時間が短縮されます。

さらに、テンプレートが統一されると上司の確認作業もより効率が良くなると考えられるでしょう。

1人当たりの短縮時間は短くても、多くの人が短縮されるためにトータルでは大きな時間短縮に繋げることができます。

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「ERCSの原則」の活用事例

それでは実際に「ERCSの原則」を取り込んだ事例にはどのようなものがあるのでしょうか。

この項目では、活用事例を3件ご紹介します。

情報の一元化による業務の簡素化

訪問看護や看護をショートステイで行っている株式会社孫の手は、情報の一元化による業務効率化に取り組みます。

これまでは、顧客情報の膨大なデータの管理方法で悩まされていました。

そこで、業界でもいち早く電子カルテを導入して、顧客情報を電子化します。

電子化することで、記入漏れなどのミスや無駄な作業をなくすことに成功しました。

同時に、情報共有やセキュリティー面でも高い効果が表れて、業務の効率の向上を達成しました。

ITツール導入で情報共有

大手自動車メーカーのトヨタ自動車株式会社もECRSによる事業改革を行いました。

トヨタでは、以下の７つの無駄に注目してEliminate（取り除く）を実施したのです。

• 作りすぎの無駄
• 手持ちの無駄
• 運搬の無駄
• 加工の無駄
• 在庫の無駄
• 動作の無駄
• 不良・手直しの無駄

1つ目の作りすぎの無駄は、製品を作りすぎることで他の作業も含め効率が落ちてしまい、適切な生産ができなくなることを指します。

2つ目の手持ちの無駄は、抱えている業務が何かしらの理由で次のフェーズに進めない状態のことです。

3つ目の運搬の無駄は、読んで字のごとく無駄なモノの移動をさしています。

4つ目の加工の無駄は、不要な作業を指し、5つ目の在庫の無駄は必要のない物の保管に要するスペースの無駄です。

6つ目の動作の無駄は、作業者の無駄な動きを指します。

7つ目の不良・手直しの無駄は、毎回修正が必要となっている無駄な仕事です。

これらの細かい改善点に向き合うことで、これらのたくさんの無駄が解消され、生産性が上がることとなります。

マニュアルの簡素化で情報共有

株式会社良品計画が取り扱う「無印良品」は、マニュアルを簡素化する取り組みをしました。

そして、従業員全員に提示することで従業員の方向性を統一することに成功したのです。

方向性をあわせることでそれぞれの課題に向き合いやすくなるため、課題解決が早くなります。

すると、個々の生産性の向上に繋がりました。

業務改善には関係部署の連携と情報共有が重要

ECRSの考え方を用いて業務の分析した後には、対策案を考える必要があります。

ですが、対策を実際に行うとなるとコストや負担などの現実的な問題をクリアしなくてはなりません。

また、自部署では有効な対策案だと思っても、他部署からしてみたら良い案ではない可能性もあるでしょう。

時間をかけて対策案を練っていてもその時間が無駄となる場合もあります。

そのため、どのような施策を導入するべきかは慎重に検討する必要があります。

それには、他部署との連携や情報共有をしっかり行わなければなりません。

業務改善に取り組む際に意識したいこと

実際に業務改善をするにあたって、意識すべきことはどのようなものがあるのでしょうか。

この項目では重要なポイントをご紹介します。

定期的な見直しが必要

業務改善にはゴールがありません。

一度見直して業務改善に成功したとしても、時間が経って取り巻く環境が変われば、効率が悪い作業となっている可能性もあります。

そのため、定期的に業務の流れを見直していく必要があるのです。

その際にはECRSの原則という考え方で業務効率化を検討していきましょう。

ツールをうまく活用する

業務の効率化を図るためのITツールはたくさんあります。

例えば、かしこまったメールを使用するとメール作成に時間を要してしまうのは否めません。

そこで、社内SNSのツールが役立ちます。

社内SNSであれば簡単かつスピーディーに連絡を取り合うことができ、気軽にコミュニケーションがはかれます。

うまく活用することで、無駄な時間を削減することができるでしょう。

また、請求書・議事録・報告書・経理関係書類などまざまな種類の書類を作成する場合には、自動化ツールがおすすめです。

このようなツールは何種類も存在します。

簡単にツールに落とし込める作業は、業務効率化を目指す場合には最初に取り組むべきだといえるでしょう。

「ERCSの原則」を活かした業務改善に悩んだら？

業務改善は、どのような業界であってもどのような部署であっても、定期的に検討を行うべき問題です。

ERCSの原則を活かして業務改善を行いたくても、実際には思うように進められないケースもあります。

業務改善に力を注ぎたくても、効果が得られず時間と費用が無駄となっては本末転倒です。

そこで、そのようなお悩みがあるときは専門的な知識を持ったプロのコンサルタントへの相談をおすすめいたします。

コンサルタントに相談すれば効率的に成果を出すことができ、着実に業務効率をあげられるでしょう。

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まとめ

この記事では、業務効率化や業務改善を検討する上で役立つ概念である「ECRSの原則」をご紹介しました。

無駄な業務の排除や、業務効率を上げるための結合・交換そして、業務の簡素化が業務効率化の近道です。

その手助けとしてさまざまなツールが存在し、上手に活用する必要があります。

また、業務改善は定期的な見直しが必須であることも念頭に置きましょう。

業務効率化の検討方法で悩んでいるのであれば、今回ご紹介した「ECRSの原則」の考え方を活かしてみてはいかがでしょうか。

それでも効果が不十分である場合には、是非デジマクラスをご活用ください。