メディアに向けた公式の文書は企業の情報を伝える手段として重要になります。

ターゲットに注目してもらう書き方をすることで本当に伝えたい情報を届けることができるのです。

この記事ではプレスリリースの書き方を解説します。

構成や要素のポイントを知ることでメディアへの伝わり方も良い印象に変わるでしょう。

プレスリリースを書く際のポイントやチェックリスト・例も紹介しますので参考にしてください。

プレスリリースを書く前の確認事項

プレスリリースは製品やサービスの新情報をメディアに伝えるための文書です。

プレスリリースに記載した情報をTVや新聞・ニュースサイトへ掲載してもらうことで、消費者へ情報が届きます。

プレスリリースをもとにして記者が記事を書きますので、まずは記者が読んで分かりやすい文書を心がけましょう。

そのためにはプレスリリースを書く前に確認することを知っておく必要があります。

プレスリリースの概要

プレスリリースは記者が記事を書くために参考にする文書です。

広告との違いは、プレスリリースを送る時に費用が発生しない点にあります。

しかし広告と違い必ず記事にしてもらえるとは限りません。

プレスリリースを見た記者が記事を書きたいと考えなければ記事にはならないのです。

記事の内容も企業側が指定出来ないことが多く、想定していた内容を発信できない可能性もあります。

プレスリリースは記事を書くための素材と考えて、どうすれば良い記事を書いてもらえるのかを考えましょう。

プレスリリースを書く目的

プレスリリースを書く前に確認しておくポイントはプレスリリースの「目的」の明確化です。

以下のような目的の確認が必要になるでしょう。

• 届けたいユーザー層
• 取り上げられたいメディア
• 伝わり方

届けたいユーザー層を明確化することで文書に必要な情報を選別することができます。

取り上げられたいメディアをあらかじめ明確にしておくことで文書の書き方の方向性を決めることができるのです。

どのような伝わり方が良いかを確認することで文書の書き方を決めることができるでしょう。

伝えたいニュアンスを正しく表現するための文書を書くことがポイントです。

プレスリリースの構成と各要素のポイント

プレスリリースの構成はひと目で内容を確認できるものが理想です。

記者に記事を書いてもらうためには、どのような情報であるかをすぐに判別してもらう必要があります。

多数のプレスリリースを毎日確認しなければならない記者は、内容が伝わらない文書を選ぶことはないでしょう。

すぐに内容の分かる文書を送ることで、記者に取り上げてもらう確率を上げることができるのです。

構成や各要素のポイントを紹介しますので参考にしてください。

タイトル

タイトルはプレスリリースに書かれてある情報を短い文章で伝える部分です。

プレスリリースに書いてある情報を表すキーワードを盛り込むといった工夫をしましょう。

過度な装飾やキャッチコピーは逆効果になりかねません。プレスリリースに書かれている事実を的確に伝えましょう。

タイトルで内容を簡潔に伝えることができると、記者も記事を書くイメージを持つことができます。

文書の内容をひと目で把握できれば、それだけ記事に書き起こしやすいのです。

要約

タイトルの後には300文字程度の要約を入れましょう。

タイトルで伝えきれなかったプレスリリースの内容を書くことになります。

記者に内容を伝えることが目的ですので、事実を伝えるように意識してください。

「〇〇だが果たして結末は……？」「〇〇の商品の魅力は、乞うご期待！」といった、キャッチコピーは必要ありません。

最初から結末までの内容を分かりやすく伝えることがポイントです。

要約をうまくまとめることにより、記者に内容が伝わります。

見出し

見出しはタイトルと同様に考えます。プレスリリースの内容を簡潔に表す表現が良いでしょう。

記者がひと目見て文書の内容を把握できるようにします。

5W1Hを意識して、プレスリリース本文の情報から「誰がいつどこで何を発表するのか」を伝えるのがポイントです。

見出しを読むと本文の内容が簡単に理解できるように心がけましょう。

見出しは簡潔にまとめることが重要ですので、複雑な情報を盛り込みすぎないように注意します。

詳細・社会的背景

プレスリリースの本文では、見出しで述べた内容を補足するように詳細を述べていきます。

記者が読んだ時に内容を正しく理解できるような文章表現を心がけるのがポイントです。

難しい表現や難解な言葉遣いを多用しすぎないよう注意してください。

「論文」ではなく「記事の素材」になる文章ということを意識して、読みやすい文章を目指しましょう。

商品やサービスを開発した背景などを伝えると、情報に信憑性が増します。

今後の展望

詳細や背景の後には、今後の展望についても記述します。どれくらいの売上を目指すのかなどがあると良いでしょう。

今後展開されるキャンペーン情報をあわせて伝えておくと記事にしやすいです。

記者がこのプレスリリースについての記事を書きたくなるような情報を盛り込んでください。

しかし大げさな表現をしてしまうと虚偽の混ざった情報になりかねません。事実のみを伝えるように注意してください。

企業情報・連絡先

最後には企業情報と連絡先を記載します。担当者名やメールアドレス・電話番号があると良いでしょう。

プレスリリースを読んで連絡を取りたいと思った人がいつでも連絡を取れるようにしてください。

レイアウト・デザインは？

相手に内容が伝わるデザインの工夫もしましょう。

レイアウトやデザインのポイントは以下のようなものが挙げられます。

• 余白と行間
• 写真や画像
• 重要な情報を目立たせる工夫

プレスリリースで伝えたい情報は多いものです。

しかし、びっしりと文字が詰まった文書は読みづらい印象を与えてしまいます。

余白と行間を作ることにより、スッキリとしたデザインにまとまるでしょう。

写真や画像を使ってコンセプトを伝える工夫をするのも手です。

プレスリリースで使用した写真や画像はそのまま記事に使用されることもありますので、選別は慎重に行います。

プレスリリースの中で「1番伝えたい情報を目立たせること」も重要です。

重要な情報をトップに持ってくる工夫もしてみましょう。

プレスリリースを書くならまずは情報の整理から

今ある情報をすべてプレスリリースに盛り込みたいという気持ちから、文書の内容が情報過多になることがあります。

結局何がいいたいのか分からない文書は、記事にすることが難しいのです。

プレスリリースを書くのであれば、まずは情報を整理してください。

「本当に伝えたい情報は何か」「最も重要な情報は何か」を意識して情報を精査しましょう。

伝えたい情報に説得力を持たせるために数字やデータの準備をするのも手です。

使用する画像もプレスリリースを書く前に準備しておきましょう。

ニュース性のあるネタ・切り口の特徴

日々多くのプレスリリースが発信されますので、自社の情報に注目してもらう工夫も必要になります。

社会的なニーズを盛り込むことでプレスリリースへの注目度も上がるでしょう。

ニュース性のあるネタを出すために、SNSやニュースをチェックするのも手です。

また汎用的な切り口ではなく、自社独自の切り口を強調することでプレスリリースを目立たせる方法もあります。

プレスリリースの目的は「記者に記事を書いてもらう」ことです。そのための工夫をしていきましょう。

プレスリリースを書く上で意識したいポイント

プレスリリースを書く上で意識したいポイントを紹介します。プレスリリースは記者に伝わる内容であることが重要です。

それに加えて、プレスリリースの価値や役割を意識することもポイントになります。

プレスリリースの意味や役割を理解して、情報を的確に伝えましょう。

メディア関係宛の公式な文書であることが前提

プレスリリースは記者に伝える手紙ではありません。また自社の広告でもないのです。

プレスリリースはメディア関係宛の公式な文書であることが大前提になります。

手紙のように親しみやすい口調は公式の文書とはいい難いでしょう。

企業が思う通りの情報を、広告のように配置するのもおすすめはできません。

文章の流れを意識した文章を心がけましょう。

メディア関係への公式な文書であることを念頭においた書き方になるようにしてください。

ニュースバリューがどこにあるのか明確に

プレスリリースの中でも最も重要な情報が何であるかを明確にしましょう。

何を伝えたいかを明確にすることで、他社との差別化を図ることができます。

記者は「他社と違う部分」を見つけて記事にするのです。

そのため他社と似通った情報ばかりの羅列では、記者が記事を書けない可能性もあります。

ニュースバリューがどこにあるのかを常に明確にしてプレスリリースを書きましょう。

ひと目で内容が分かるように

プレスリリースは記者に的確な内容を伝える必要があります。

そのためタイトルや見出しを見るとひと目で内容が分かるようにしましょう。

過度な装飾をした文章や、難しい表現は読みづらいことが多いです。専門的な用語の羅列もおすすめできません。

誰が見ても理解できるような文章を意識しましょう。

本当に伝えたい情報を記事にしてもらうために、事実を伝える書き方を心がけてください。

プレスリリースのチェックリスト

分かりやすいプレスリリースをメディアに送るためのチェックリストを紹介します。

完成したプレスリリースをチェックリストで見直すことにより、客観的な目線で確認ができるでしょう。

プレスリリースを送る前に一度チェックをしてみてください。

エビデンスベーストか

プレスリリースが根拠に基づいたものかどうかを確認することは重要です。

いくら読みやすくセンセーショナルな情報であったとしても、根拠のない情報は受け入れることができません。

記者は目を引くためだけに記事を書くのではありませんので、根拠のある情報を書くようにしましょう。

写真や画像を用いて、プレスリリースの内容を信頼できる情報にしてください。

専門用語には説明があるか

プレスリリースは誰が読んでも分かりやすい情報にしてください。

特に専門用語は、専門家でなければわからない単語が多いです。専門用語には必ず説明を入れるようにしましょう。

プレスリリースを書くときには、どうしても専門用語を書かなければならないこともあります。

たとえ難しい専門用語を使用していても、それに対する説明があれば読み手は理解することができるでしょう。

画像はメディアが使いやすいものか

プレスリリースに使用する写真や画像は、そのままメディアに使用されることが多いです。

そのためメディアに掲載された時に視線を誘導できるものや見栄えの良いものを選びましょう。

仮の画像を使うことはNGです。自社に著作権のある画像を使用してください。

使いやすい画像が添付されているプレスリリースであれば、記者が記事にしやすいといえるでしょう。

誤字脱字や表現の誤りはないか

プレスリリースを送る際には、最後に必ず誤字脱字はないかどうか確認しましょう。

チェックリストに沿ってチェックした後、修正をした部分などは特に念入りにチェックします。

また表現についても、正しい表現であるかどうかを確認してください。

過大な表現は信頼できない情報だと受け取られる可能性もあります。

伝えたい情報を明確にして、表現を見直してください。

プレスリリースの例

プレスリリースを送る例は以下のようなものが挙げられるでしょう。

• ゲームの新作発表
• アニメタイトルの続編発表
• プロスポーツ団体と企業の提携
• スポーツグッズ関連
• エンタメの年間ランキング発表
• 企業の上場承認
• オフィスの移転

このように多くの業界から日々新しいプレスリリースが発表されています。

多くの情報に埋もれないように、ニュース性を持った情報を流すことがポイントです。

どのような業界であっても、専門用語のみの内容にならないよう注意しましょう。

プレスリリースの書き方で悩んだら

プレスリリースを書く際には多くの注意点がありました。

自社の担当者が不安や悩みを抱えていると、伝えたい情報を明確に表現したプレスリリースを書くことは難しいです。

プレスリリースの書き方で悩んだらデジマクラスにご相談ください。

注意すべき点や悩みの原因を見つけ出し、一緒に解決していきましょう。

まとめ

プレスリリースは記者に記事を書いてもらうための素材です。

広告とは違い、公式な文書として書くように心がけましょう。

誰が読んでもわかりやすい文章にすることもポイントです。

写真や画像を使用して信用のおける情報を出すことも重要になります。

正しい情報の記事を書いてもらうために、事実のみを適切に表現するように心がけましょう。

プレスリリースの書き方について疑問や悩みがありましたらデジマクラスにご相談ください。

一緒に悩みを解決して、伝わるプレスリリースを書き上げましょう。