近年ビジネスシーンで注目されているのがSFAです。

「営業支援システム」とも呼ばれるSFAの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

こちらではSFA導入の成功事例を紹介しています。導入のメリットや営業活動に活かすコツについても解説しているので参考にしてください。

SFAというシステム

SFAは「Sales Force Automation」の略で「営業支援システム」「営業支援ツール」とも呼ばれています。

文字通り営業を支援するためのツールで、商談から受注に至るまでをサポートし売上向上が望めると注目を集めています。

SFAを導入することで個々で管理していた顧客情報や進捗状況などが、データベースとして一元管理され共有できるようになるのです。

SFA導入は今まで個々の営業に依存していた企業に、チームでの営業活動が可能になるなど大いに貢献しているのです。

SFAの機能

SFAには多くの機能がありますが、主な機能を挙げてみましょう。

• 顧客管理
• 案件・商談管理
• 営業パーソン管理
• 売上予測
• レポートグラフ作成
• 名刺管理
• システム連携

「顧客管理」は顧客情報を登録することで、担当者以外の社員にも共有できる機能です。

会社情報や人物に関する情報を登録でき、顧客を深く知ることで商談を有利に進められる機能もあります。

「案件・商談管理」は、取り組んでいる案件を可視化し管理する機能です。

商談の進捗状況などを管理し共有することでコミュニケーション効率も期待できます。

「営業パーソン管理」は、営業パーソンの行動を数値化して課題を発見し改善へつなげる機能です。

売上予測や実績データを分析し、日々自動集計から「売上予測」します。データから改善取組みも可能です。

「レポートグラフ作成」機能は蓄積されたデータを分析し、レポートやグラフを作成します。

「名刺管理」機能は名刺をデータ化して取込みます。商談などで受け取った名刺をその場で社内に共有できるのです。

理解しやすいグラフ表示や顧客の重要な情報も社内で共有でき、報告にも役立てられるのです。

「システム連携」機能で外部システムとの連携が可能なので、データを登録する作業コストが削減され業務の効率化が望めます。

 

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CRMとの関係性

SFAと比較されるシステムにCRMがあります。CRMは「Customer Relationship Management」の略で「顧客関係管理」とも呼ばれます。

SFAは主として営業部門への導入になりますが、CRMは主にカスタマーサポート部門への導入となることが多いです。

CRMの機能は顧客の個人情報・企業情報・属性などと、行動におけるデータを管理することです。

SFA・CRM共に「顧客管理機能」があり、顧客情報を共有できる点が共通点といえます。

目的によってどちらのシステムを導入するかを検討するとよいでしょう。

顧客関係管理に特化したCRMと営業全般を管理しサポートするSFAです。目的に応じて選ぶようにしてください。

 

SFAを導入するメリット

SFAを導入する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを4つ挙げて解説します。

営業活動の効率化

まず挙げられるのは営業活動の効率化を図れるということです。

SFAは顧客管理から商談受注に至るまでのさまざまな機能が搭載されており、営業活動をサポートします。

営業パーソンの行動や商談の進捗状況がデータ化され、情報共有されるのでミーティングや会議準備などの時間を削減できます。

会議ではレポートの作成や資料作成の時間を削減でき、事務的な時間を営業業務に使えることで生産性を上げることも期待できるのです。

営業活動を可視化

営業活動や商談中の案件の進捗状況などのデータを、チーム全員が閲覧できるので皆が同じ水準で状況を把握することができます。

今までは個人のみが把握していた顧客情報や企業情報もデータ出力すれば社内すべてで共有できるのです。

営業活動を可視化することで、営業パーソンのみでなく全チームで営業活動が行えるというのは大きなメリットです。

営業ノウハウの共有

営業パーソンの行動や案件のデータが可視化され共有できることで、さまざまなアドバイスや営業ノウハウの共有も可能となるのです。

営業パーソンの行動や営業活動は数値化され、マネジメント層はデータで把握することが可能となります。

改善すべき点についても的確な指導やアドバイスができるのです。営業に於いてはこれもメリットといえるでしょう。

顧客データを活かした営業戦略の立案

日々の営業活動から営業戦略を立てることが業績を上げるためには必要ですが、SFAでは市場動向のみでなく自社の現状も見えてきます。

SFAにより得たデータは自社の状況を把握する目安にもなり、強みや課題を認識して改善していくことができるのです。

さらに営業戦略を立てる時に、データに基づいた判断ができることは大きなメリットです。

 

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SFAの成功事例

SFAの機能や導入することでのメリットはお分かりいただけたでしょうか。

それでは実際にSFAを導入して成功した企業の事例をみていきましょう。

製造業

製造業のA社は業務効率の改善を期待してSFA導入に踏みきったのです。

A社の課題は営業担当者が個人的に情報や進捗状況を管理、社内では情報が把握できないことが多く効率も悪いということでした。

まず営業情報をSFAで管理するために、A社では導入前に勉強会を開き社員全員に周知を徹底しました。

比較的年齢層の高いA社ですが、この勉強会は功を奏し社内でSFAを定着させることができたのです。

そしてSFA管理のもと営業部門の一元管理が実現でき、業務効率も大幅に改善しました。

サービス業

サービス業のB社の場合、スプレッドシートでの顧客管理や商談管理を行っていましたが、限界を感じてSFAを導入しました。

運用後はメンバーすべてが、データによるグラフやレポートをリアルタイムで可視化でき、抜け漏れなく数値を把握できるようになりました。

情報通信業

情報通信業のC社では営業部門の規模拡大にともなう増員がSFA導入のきっかけとなっています。

既存プロセスでは増員した営業パーソンへのデータの共有やマネジメントにも不具合が生じかねないと考えられたのです。

導入後は営業パーソンやチーム全体への情報管理状況の共有だけでなく、部署を超えて商談状況が把握できるようになりました。

その結果、提案や受注数の増加など大きな効果につながったのです。

人材業

人材業のD社がSFAを選ぶ大きな決め手となったのは、SFAの機能の1つである外部システムとの連携とカスタマイズしやすいことでした。

導入後は会議により進捗状況を確認できるようなり、議事録を登録することで会社全体の動向を共有することに成功しました。

運用をカスタマイズし工夫することで業務以外にかかる工数の削減にも至っています。

このようにSFAはさまざまな業種で導入され、成果を上げているのです。

 

SFAを選ぶポイント

成功事例を紹介しましたが、SFAを選ぶポイントもしっかりと押さえておく必要があるでしょう。

次にSFAを選ぶポイントを3つ挙げて解説していきます。

操作性

SFAを活用する現場の社員にとって、使いやすいシステムでないとせっかくの導入も意味がなくなってしまいます。

現場の社員の中にはITツールに慣れない人も含まれています。

シンプルなシステムの使いやすいものを選ぶのもポイントの1つです。また導入前に勉強会を行うのもよい方法です。

無料トライアルで体験してもらうことも、全社員に知ってもらうためにはよい方法といえるでしょう。

費用対効果

SFAの導入は費用対効果も視野にいれて選ばなくてはいけません。複数社の導入費用を比較して機能と費用を確認しましょう。

機能ばかりを重視して使いこなせないなどということの無いように、気を付けて選ぶようにしてください。

SFAシステムにはシンプルな操作で機能も充実したものもあります。

基本機能がしっかりしていて使いやすいものを選ぶことで、無駄な費用がかかることを防げます。

導入することでのランニングコストも考慮して、どれだけ営業で実績を上げることができるのかの効果も明確にした上で選ぶ必要があるのです。

サポート体制

導入後のアクシデントや定期的なメンテナンスなどのサポート体制が整った提供会社かどうかを確認することも大切です。

SFAは日々活用するものです。また長期的に活用するためシステム不具合などには早急なフォローが必要となります。

導入後のサポートについても確認した上で選ぶようにしてください。

 

SFAの選択に失敗すると？

SFA導入のための選択ポイントについてお話ししましたが、もしも選択に失敗してしまった場合どうなるのでしょうか。

導入に失敗した例を挙げて解説していきましょう。

• 目的を明確にしないままで導入してしまった
• 自社との相性を考えずに選択してしまった
• 社内での周知が整わないうちに導入を選択してしまった

SFAの選択に失敗したというよりもSFAの導入自体に失敗してしまう例としては、目的を明確にしないままでの導入が挙げられます。

目的が曖昧なままで導入してしまい、社内での活用に至らないというケースがあるのです。

自社の営業部門での課題を全員で洗い出し、その課題を改善することを周知した上での導入を目指してください。

SFAシステムを提供している会社はたくさんあります。

ネームバリューや機能の多さだけで選んでしまうと使いこなせないという失敗につながりやすいのです。

必ず自社に合った機能のものを選ぶようにしましょう。使わない機能であっても毎月のコストがかかることも考えられます。

サービス内容と自社の必要とする機能を見極めて選ぶことが必要になるのです。

また、SFAを選ぶ前に社内で導入目的や必要性・活用方法を周知させることが必要になります。

突然導入して使いこなすようにいわれても、現場に受け入れられない場合もあります。

運用体制をしっかりと整えて導入するようにしなくてはいけないのです。

トライアル期間を設けている提供会社もあるので、選択のポイントにするのもよいでしょう。

このように企業によって最適なSFAを多くの提供会社で比較し、選ぶ必要があるのです。

導入に際しては、運用体制を整えて自社に合ったSFAシステムを導入するようにしてください。

 

SFAを営業活動に活かすコツ

導入が決まったら、SFAをより営業活動に活かしていく必要があります。

次に営業活動に活かすためのコツについて解説していきましょう。

目標・目的を明確にする

導入に失敗した例でもお話ししたように、目標や目的を全社員に明確に伝えてSFAを導入することが大切になります。

自社のこういった課題を改善するために重要なシステムであり、導入によってこのような効果が期待できると具体的に知らせます。

全社員が一丸となって改善に向えるようSFAについてしっかりと知ってもらうことが大切になります。

その上で充分に営業活動に活かしていけるように、業務負担も考慮した上で導入するようにしてください。

運用体制を整える

全社員がSFAを営業活動に活かせるように、導入前には準備をしておく必要があります。

それにはまず運用体制を整えることから始めなくてはいけません。

SFAのプロジェクトチームを作り問合わせ先などの責任者を決めておくことで、導入後の運用がスムーズに行えます。

スムーズな運用はスムーズな営業活動につながります。社員は安心して営業活動にSFAを活用することができるのです。

SFAには多くの機能があり、データを有効に活用することで大きなサポートが期待できます。

効率よく営業活動に活かせるように、コツをふまえて導入することが大切なのです。

SFAの導入を成功させたいなら

SFAは営業に関する情報などが一元管理できる営業活動には有効な管理システムです。

選び方一つで営業活動に充分活かせるかどうかが決まります。

自社に合ったSFAを導入するためには、複数社のサービス内容を比較する必要もあるのです。

何を基準に選べばよいのか、SFAシステム導入には悩むことも多いでしょう。

SFAの導入を成功させるには、コンサルタントのアドバイスが有効です。豊富な経験からのアドバイスはシステム導入には欠かせません。

SFA導入に悩んだ時はぜひデジマクラスに相談してください。SFA導入や活用について適切なアドバイスが期待できます。

 

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まとめ

SFAは営業活動の商談から受注まで広く管理・サポートするためのツールです。

導入には目的を明確にして事前に運用体制を整えるなどが必要となりますが、活用することでのメリットもたくさんあります。

自社に合った機能・使いやすいシンプルな操作・導入後の充実したサポートなど選ぶべきポイントもまた多いのがSFAツールなのです。

SFAシステムの選択に迷った時には、デジマクラスへの相談をおすすめします。

失敗しない方法で自社に合ったSFAを選び、営業活動の充実を目指してください。