煩雑な作業の多い営業活動をなんとか効率化したいと、SFAツールの導入を考えているリーダーや経営者は多いでしょう。

しかし中には「入力が面倒」「メリットが見えない」などの声を聞き、導入を迷う人もいるようです。

SFAツールを導入することでどのようなメリットがあるのか、この記事では詳しくご紹介していきます。

注意点やデメリットについてもフラットな目線で解説していますので、ぜひ最後までご覧になって導入の参考にしてみてください。

SFAツールのメリットを解説

SFAツールが営業活動に役に立つツールだということは何となく知っていても、導入のハードルを高く感じてしまう場合もあるでしょう。

特に、業務を効率化しようとしているのに「入力が大変」などという声を聞くと、実際は逆効果なのではないかと躊躇してしまうものです。

そこで、この記事ではSFAツールの導入におけるメリットとデメリットについてフラットに解説し、導入に必要な知識を共有していきます。

さらに効果を最大限にする方法や選ぶ際のポイントなどについても解説しますので、ぜひ参考になさってください。

 

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SFAツールのメリット

まずは、SFAツールを導入することで得られるメリットについてご紹介しましょう。

SFAツールの主な機能としては以下の通りです。

• 顧客管理
• 案件管理
• 営業行動管理
• スケジュール管理
• 日報作成・管理
• 見積書・請求書作成
• データ分析レポート

CRMツールとの大きな違いは、顧客の対応や管理だけでなく、業務フローの効率化や売り上げ等のレポートにも活用できる点でしょう。

これらの機能を使いこなすことで営業活動がどのように改善されるのか、詳しくご説明します。

営業活動の可視化

SFAツールを活用することで、営業活動の可視化ができるようになるのは大きなメリットです。

営業担当者ごとの業務の進捗状況や顧客との接触状況などを全体的に把握することができ、的確な指示やアドバイスができるようになります。

担当者1人1人からそれぞれヒアリングする時間や労力を考えれば、全体のデータが表やグラフで可視化される利便性は理解できるでしょう。

社員にも大きな負担をかけることなく情報を分析することができ、スピード感のある適切な戦略立案が可能になります。

営業活動の標準化

営業活動においては、ベテランや能力の高い営業担当者とそうでない担当者の間で、業績や進捗の差が起こりやすいものです。

SFAツールを活用することで、成績の良い担当者がどのような提案や商談をしたかという成功事例を他の職員にも共有することができます。

有能な営業担当者の持つ情報資産をチームで共有することによって営業活動を標準化し、チームとしての力を底上げすることが可能です。

仮にベテランの職員がチームから抜けることになっても、その経験や情報をチームの資産として保有できるのは大きなメリットといえます。

営業活動の効率化

クラウド型のSFAツールであれば、出先からでもスマホなどで情報を入力することが可能です。

それによって営業担当者が移動中や隙間時間などに入力を済ませ、上司はリアルタイムで情報を把握することができます。

営業担当者は報告のためだけに帰社する必要がなくなり、上司も部下からの報告に時間を取られる心配がありません。

そのため、どちらの立場から見ても業務の効率化を実感できるでしょう。

 

SFAツールのデメリット

それでは反対に、SFAツールを導入する際に考えられるデメリットについても見ていきましょう。

デメリットは主に「入力作業が多い」「慣れるのに時間がかかる」といった点が挙げられます。

どちらも検討時にすぐに思いつく点ですが、裏を返せば、検討段階で考えられる以上のデメリットはないともいえるでしょう。

入力作業が多い

口頭での報告に対し、SFAツールでは情報をシステムに入力しなければなりません。

話すのは好きだが事務作業は苦手というタイプの営業パーソンには、やや敬遠されるポイントといえるでしょう。

特に、作業に慣れない導入当初は思わぬ時間を取られる可能性があるため注意が必要です。

一旦慣れてしまえば作業自体も楽になり、類似案件の資料や見積書などをすぐに出せるようになるため、メリットの方が大きくなるでしょう。

ツールを使いこなすまでに時間がかかる

例えば導入してあまり時間が経たないうちは、まだツール上に利用できる情報が十分に蓄積されていません。

そのため、初めのうちは何ができるのかわからず、恩恵を感じにくい部分があります。

各担当者の営業活動の情報が蓄積されればされるほど、成功事例に学ぶことや情報共有の恩恵が大きくなっていくものです。

導入コストに見合うリターンを得られるようになるまでに時間がかかってしまうのがデメリットといえます。

SFAツールの導入方法

ここからはSFAツールの導入の流れについて具体的にポイントを解説していきます。

SFAツールを導入する際には、まずしっかりとツールの導入目的を明確にしておきましょう。

そのうえで導入を行い、その後情報分析や改善を行っていきます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

①SFAツールの導入目的の明確化

SFAツールを導入するにあたり、その導入目的を明確にしたうえで、営業担当者にその意図をしっかりと浸透させておく必要があります。

ある日いきなり「今日からこれを使え」といわれても、人によってはその方針に疑問を抱いたり、納得できなかったりすることもあるでしょう。

事前にしっかりと導入目的について共通認識を与え、加えて使用方法やメリットなどについても共有しておかなければなりません。

「営業担当者の負担を減らす」「営業活動をもっと充実させる」という良さを明確に伝えておきましょう。

②SFAツール導入

導入の際には予算や必要な端末の台数などを検討する必要があります。

予算には初期費用とランニング費用がありますが、どの程度の費用対効果を見込んでいるかによっても上限が変わってくるでしょう。

入力に必要な端末は、営業担当者の負担を考えればスマホまたはタブレットを選択するべきであるといえます。

それらの必要な機器の台数やスペックなども十分に検討しておく必要があるでしょう。

③情報分析・改善

導入の前と後で実際に営業活動が改善しているかどうかを分析することも重要です。

導入前に目的としていた業務の改善が果たされているのか、もし問題があるならその原因はどこにあるのかをきちんと分析しましょう。

ツールの機能自体に問題があるのか、担当者の使用方法が悪いのかなど、原因によってその改善方法も異なります。

当初の目的を達成するためには、使用しながらその効果を数値で分析し、改善していくことが重要です。

 

SFAツールで得られる効果

しっかりと現場の課題をとらえ、それに最適なSFAツールを導入することで、以下のような効果を得ることができます。

• 売上アップ
• 顧客拡大
• 業務効率化

しかしこれらの効果を得るためには、使用目的や環境に適したSFAツールを選定し、適切に活用できなければなりません。

目的に合わないツールを選んだり、使用方法を間違っていたりすれば、期待した効果が得られないこともあるため注意が必要です。

 

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SFAツールの効果を最大限にするには

前項でお伝えした通り、SFAツールの効果を最大限にするためには、導入の際にはしっかりと導入目的を明確にしておきましょう。

そのうえで目的にあったSFAツールを選定し、また運用者をきちんと決めておくことも重要です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

SFAツールの導入目的を明確にする

同じSFAツールとうたわれるシステムでも、製品によってその目的や内容・利用方法が異なる場合もあります。

まずは自分の抱えるチームでどのような目的のためにSFAツールを導入する必要があるのか明確にしましょう。

目的によって必要な機能も異なりますし、場合によっては多機能より「簡単に入力できること」が優先されることも十分にありえます。

営業活動における課題をどのように解決したいのかを明確にしたうえで導入を検討するようにしましょう。

目的にあったSFAツールを選ぶ

次に、明確になった目的を達成するためにどのSFAツールが最適かを選定する必要があります。

例えば営業担当者が入力の際にストレスを感じにくいよう、使いやすいUIであることを優先する場合もあるでしょう。

あるいはモバイル端末に対応しているかどうかや、コールセンターなどによるサポートを重視する場合も考えられます。

他にもシンプルで低価格であることや、AIを活用して作業を自動化することなど、ツールによる特色の差を十分に吟味しましょう。

SFAツールの運用者を決める

SFAツールを導入する場合には、システムの運用者を決めておく必要があります。

専任の担当者がいなければ、初期設定やマニュアルの作成・社内での運用促進などをスムーズに進めることができません。

SFAツールの中には、運用管理者にエンジニアレベルの知識が必要になるものもあります。

適任者がいるかどうかや、その人のITリテラシーのレベルも加味してSFAツールを導入する必要があります。

 

SFAツールを選ぶ際のポイント

SFAツールを選ぶにあたり、「どれも必要な機能はそろっていてどれを選べばよいか分からない」という場合もあるでしょう。

そこで、一般的にSFAツールを選ぶ際のポイントとして重視される部分についてご紹介します。

ここでは「使いやすさ」「サポートの充実」「導入実績」にポイントを絞って見ていきましょう。

使いやすいか

せっかく多機能で内容の充実したSFAツールを導入しても、誰も使ってくれなければ全く効果を発揮できません。

作業が増えることを嫌がる営業担当者でも入力がストレスなく行えるよう、使いやすいかどうかは最大のポイントともいえます。

• スマホで簡単に使える
• 簡単な操作でわかりやすい
• 売上や成績向上につながる

これらのメリットがあれば、営業担当者が活用しやすくなるでしょう。

サポートは充実しているか

SFAツールの導入に少しでも不安があれば、サポートが充実しているものを選びましょう。

スムーズに導入できるようマニュアルなどを提供しているかどうかや、障害やトラブルがあったときに対応してくれるかどうかも重要です。

その他にも機能の追加やアップデートまでサポートが行き届いているものもあります。

導入時や運用時に起こりそうな問題を想定しながら、必要な場面でサポートを受けられるものを選べば失敗しないでしょう。

導入実績はあるか

導入実績があるかどうかも、実は重要なポイントの1つです。

導入実績が多いということは、それだけ選ばれる理由があるという証明にもなっています。

また、それだけ多く使われていればこれまでの運用のノウハウを蓄積し、運用上の問題点が改善されていることも予想できるでしょう。

逆に導入実績の乏しいシステムは、使ってみないことには良いか悪いか判別しづらいという難点があります。

十分な知識があれば正確に判断できるものですが、どれがよいか迷っている段階では導入実績の多いツールの方が安心といえるでしょう。

 

SFAツール導入の注意点

SFAツールを導入する前にもう1点注意すべきこととして、改めて業務フローを見直してみることをおすすめします。

仮に現状の業務フローに必要なSFAツールを選定できたとして、その業務フロー自体に無駄が多ければ思うような効果が得られません。

まずはSFAツールを導入しなくても改善できる部分がないかどうか、よく検討してみましょう。

そのうえで無駄な工程や省略できる部分を洗い出し、できる限り効率化を図ってからSFAツールを導入するのが最も効果的といえます。

 

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SFAツールの導入に困った時は？

どんなに情報を整理しても、なかなかこれと決められないのがSFAツール導入の最大の難関でもあります。

もしSFAツールの導入で困った場合は、専門の知識を持つマーケティングコンサルタントに相談してみるのがおすすめです。

プロのコンサルタントが現状の課題や目的を丁寧にヒアリングし、最適なSFAツールの選定と導入をサポートしてくれます。

日々の営業活動の改善のためにも、ぜひプロの力を借りて効果的にSFAツールを導入しましょう。

まとめ

SFAツールを導入することで、営業活動の可視化・標準化・効率化が可能になります。

それにより売上アップ・顧客拡大・業務効率化などの効果が見込め、営業活動の成果をより充実させてくれるでしょう。

ただし、入力作業が増えてしまうことや使いこなすまでに時間がかかることはデメリットとして注意する必要があります。

導入の際には業務フローに改善点がないかしっかりと見直し、SFAツールの利点を最大限に活かせるよう準備しておきましょう。