業績を上げる手法としてナレッジマネジメントを取り入れる企業が多くなっています。

それはどういう理由からなのでしょうか。またそもそもナレッジマネジメントとはどういうことなのでしょう。

こちらではナレッジマネジメントについて解説しています。

ナレッジマネジメントの考え方や活用できるツールの紹介もしているので、参考にしてください。

ナレッジマネジメントの概要

ナレッジマネジメントとは、個人の持つノウハウや知識を組織の中で広く共有することで企業価値を高める経営手法です。

朝礼・全体会議・タスク管理・顧客情報などのデータベース化がその方法として挙げられます。

経営学者、野中郁次郎氏が提唱した「知識経営」を基にした手法は、業務の効率化を図れるとして多くの企業に取り入れられています。

 

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ナレッジマネジメントの基本的な考え方

ナレッジマネジメントは創造的で革新的な仕事を行うためには、社員の持つ知見やノウハウが重要という考え方に基づいています。

終身雇用だった時代が去り、人の入れ替わりも激しくなった現在では1人の熟練者の知識を全員に共有することが重要になるのです。

社員の持つ知見やノウハウには「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。

知識を共有するには「暗黙知」を「形式知」に変える必要があるのです。それぞれについて解説しましょう。

「暗黙知」と「形式知」の意味

「暗黙知」とは個人の中にある資料化やマニュアル化されていない知識のことをいいます。

経験によって培われた勘やコツといったもので、言葉に表すことが難しいとされている知識です。

長年熟練者の知識やノウハウは、直接見て覚えるものとされてきました。その知識を共有できるように「形式知」に変えようというものです。

「形式知」とは言葉や文書化して伝えられる知識で、データ化されマニュアルとして社員に共有できる知識をいいます。

社員に共有される知識を「形式知」のみでなく「暗黙知」にまでに広げることを目的とした手法をナレッジマネジメントと呼びます。

いい替えれば「暗黙知」を形式知化させ、企業全体の能力を上げて行くというのがナレッジマネジメントの考え方です。

この「暗黙知」と「形式知」いう2つの知識の交換のプロセスを表したのがSECIモデルです。

SECIモデルとは個人の知識である「暗黙知」を組織で管理して、全社員に共有できるよう「形式知化」する基本の枠組みをいいます。

SECIモデルでは次の4つの面で知識の変換を考えます。

• 共同化
• 表出化
• 結合化
• 内面化

共同化は実際に体験してみて自分の身体で覚えてもらうということで、精神的暗黙知や技術的暗黙知を共有するという段階です。

この段階では「暗黙知」として覚えただけで、まだ組織の知識財産とはなっていません。

表出化は暗黙知を明確な言葉や図にして形式知していく段階になります。

この段階になってはじめて、個人から多くの社員への共有が可能となります。

結合化は形式知となった知識やノウハウを結びつけて（形式知同士の結合）より高度な形式知とする段階です。

この段階では各社員の頭の中にあった知識や身に付いたノウハウである暗黙知が、企業全体の知的財産として利用されます。

そして内面化ではその形式知を実践することで個人の内面に新しい暗黙知が生まれ、個人の知的財産にもなり得るのです。

この暗黙知はまた形式知として変化し、繰り返されるサイクルによって企業全体の知識が向上するという仕組みです。

個人のナレッジの会社にとっての重要性

お話ししてきたように、個人のナレッジ（知識）を共有することは会社にとって重要なことです。

経験豊富な社員のナレッジは会社にとっては生産性を高める・新人教育に役立つなど重要視されるのです。

ところがこの知識・ノウハウが「暗黙知」だとしたら、その知識やノウハウをすべての社員に共有するのは難しいと言わざるを得ません。

そこでナレッジマネジメントが必要となるのです。もう少し詳しくナレッジマネジメントの目的についてお話ししましょう。

 

ナレッジマネジメントの目的

ナレッジマネジメントの目的は「暗黙知」の「形式知化」です。個人の持つコツや勘という知識を形式知化しようという考え方です。

すべての社員にベテラン社員のノウハウを伝えることができたなら、という考えのもとに各社はナレッジマネジメントを取り入れています。

続いてナレッジマネジメントを取り入れる目的を具体的に解説していきましょう。

組織力向上のため

ナレッジマネジメントを取り入れることで、組織内での連携が強くなる傾向があります。

部署内での連携は企業が大きい程取り難くなるので、連携強化をすることは組織力の向上につながるといえるのです。

自分の知りたい知識や情報を社内の誰かが持っていた場合それを共有することができ、問い合わせなども可能となります。

人材育成の効率化

熟練者のノウハウや知識をデータで共有できるため、新人の育成にも大きな効果をもたらします。

ナレッジマネジメントを取り入れることで新人教育のスピード化が図れます。新人育成の効率化がアップするのです。

また新人教育だけでなく、今まで知らなかったノウハウや知識を共有することは各社員のスキルアップにもつながります。

人材育成の効率が上がることで企業の戦力はより強いものとなり、企業の価値も高まるのです。

業務効率化・改善

ナレッジマネジメントにより知識やノウハウが共有されることは、社員間での知識のばらつきが無くなり業務の効率化が図れます。

社員の中にはベテランもいれば新人もいます。ベテラン社員は経験から様々な知識を持っているのです。

新人社員もその知識を共有することで、経験していない業務も効率よく熟せるようになるでしょう。

また業務の効率をより良くするための改善点も明確になるのです。

属人的な業務の削減

すべての社員に知識やノウハウがデータ共有できるということは、仕事に偏りができないため、1人が行う業務の削減に繋がります。

効率の良い業務は生産性の向上にも繋がるのです。仕事時間も短縮できて残業が減るなどの効果も表れます。

また専門知識を持つ従業員の業務を他の従業員に振り分けることで、集中していた従業員の業務の削減も可能となるのです。

 

情報共有が不十分な場合の弊害

良いことばかりに思えるナレッジマネジメントですが、デメリットにせっかくの情報共有が浸透しにくいということもあります。

目に見えない知識を共有することは難しく、逆に業務の負担となってしまうこともあるので注意が必要です。

従業員がその重要性を理解して活用することがナレッジマネジメントの成功には必要になるのです。

ナレッジマネジメントの方法

ナレッジマネジメントの目的についてお話ししてきました。お分かりいただけたでしょうか。

それでは続いてナレッジマネジメントの方法について解説していきましょう。主な手法は3ステップです。

1. 可視化する情報を明確にする
2. 業務にどう取り入れるか検討する
3. PDCAサイクルによる改善

可視化するのはどの情報かをしっかりと明確にして、業務にどのように取り入れるのかを検討します。

取り入れた後も継続して確認し、改善することも必要です。それぞれを詳しく説明していきましょう。

可視化する情報の取捨選択

共有しなくてはいけない知識やノウハウといった情報を明確にして、本当に必要な情報だけを可視化するようにしなくてはいけません。

情報の取捨選択をしたら、次にどのように可視化するかということも重要なポイントとなります。

• データベース化する
• FAQ方式にする
• グループウェアにする

データベース化して検索により周知する方法・よくある質問形式・グループウェアで共有するなどの可視化の手段があります。

それぞれ現場の状況に合わせて可視化するようにしてください。

業務への取り入れ方の検討

情報を可視化したら、それをどのように業務に取り入れるかその方法を検討します。

例えば朝のミーティングで共有していたことを、社内イントラで共有できれば朝のミーティングでの共有は不要となります。

各自が都合のよい時間に共有することができるなら、ナレッジマネジメントは成功したといえるのです。

運用されて終わりではなく、その後の見直しも視野に入れての仕組み作りが必要になります。

まずその仕組みから考えて、せっかくのナレッジマネジメントの運用を無駄にすることなく業務に取り入れるようにしましょう。

PDCAサイクルによる継続的な改善

実際に運用が始まったらPDCAを回して仕組みが上手く浸透しているか、確認していくことが大切です。

上手く回っていない場合にはその原因を考えて改善していく必要があります。今は上手くいっていても継続的な改善も必要です。

 

 

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ナレッジマネジメントで意識すべきポイント

ナレッジマネジメントで特に意識しなくてはいけないポイントが2つあります。

• 従業員の理解と意識
• ツールの選択

どうしてナレッジマネジメントが必要なのかを従業員に理解してもらい、有意義に利用する意識をもってもらうことが必要です。

面倒だと感じられることのないように、利用しやすいツールの選択も大切なポイントとなります。

従業員の意識

日頃様々な業務をこなしている従業員にとって、新しいことはなかなか利用しにくいものです。

前向きに利用してもらうには、利用しやすいシステムを導入することが必要なのです。

従業員が活用しやすいツールを選択

従業員が活用しやすいようなツールを使用することも意識すべきポイントです。

外出中でも確認できるスマホでも閲覧が可能にするなどの工夫も必要でしょう。

SNSやグループウェアを利用するなど、従業員が確認しやすい工夫も大切なのです。

 

人材育成にナレッジマネジメントが必要な理由

ナレッジマネジメントの目的の1つに人材育成に役立てるということがあります。

その理由は育成期間を短縮するということにあります。じっくりと研修して新人を育てるのが難しい現状です。

熟練者の知識や業務のノウハウのデータを人材育成に取り入れることで、できるだけ早く戦力に加えることが可能になります。

また優秀な実績を残した社員の行動などを解析してデータベース化し、社員教育に充てることで、社員のスキルを上げることも可能です。

ナレッジマネジメントで活用できるツール

企業内で知識を共有するためにはツールを複合的にとりいれている企業も多いのです。

ナレッジマネジメントでよく活用されるツールには次のようなものが挙げられます。

• グループウェア
• CRM
• 社内SNS
• エクセル管理

他にもツールはありますが、グループウェア（情報連携のできるツール）とCRMについて詳しく解説しましょう。

情報連携できるツール

総称はグループウェアと呼ばれているツールで、業務改善を目的とした社内コミュニケーションツールです。

予定表や日誌などの情報を共有できます。もちろん文書の共有もできるので、知識やノウハウを共有することも可能です。

代表的なものに「サイボウズ」「Office365」などがあります。

CRM

グループウェアは主に社内情報を共有するためのツールですが、CRMは顧客管理のためのシステムで顧客の管理情報の共有ツールです。

似たシステムにSFAがありますが、こちらは営業管理や支援のための情報を共有するためのツールです。

代表的なサービスには「Salesforce」「Zoho」などが挙げられます。

その他社内SNSで情報を共有する・エクセル管理するなども情報を共有するツールの1つと考えられます。

社内SNSでの情報共有のツールとしてはチャットワークなどがよく使われているのです。

知識など情報をデータ化して共用する目的なら、エクセルやGoogleスプレッドシートが手軽に始められやすいです。

ナレッジマネジメントの方法で悩んだら

ナレッジマネジメントとは個人の持つ知識やノウハウを、言葉や文書化し社内で共用し企業価値を高めようとする手法です。

ナレッジマネジメントを導入することは、個人的な業務削減や組織力の向上に繋がります。

それだけに導入方法には悩むことも多いのです。

手法や利用するツールによって、ナレッジマネジメントが成功するか失敗するかが決まります。

ナレッジマネジメントの手法で悩むことがあったら、デジマクラスに相談してください。

確実に問題解決に向かえるアドバイスが期待できるでしょう。

 

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まとめ

ナレッジマネジメントは「暗黙知」を「形式知化」して社内で共有して、企業の能力を底上げすることを目的とした手法です。

方法には「可視化する情報を明確にする」「業務にどのように取り入れるか検討する」「継続的な改善を考える」などが挙げられます。

ツールを活用するなど、従業員の意識を高めながらナレッジマネジメントを取り入れることが大切です。

確実に成功するナレッジマネジメントの導入には、デジマクラスなどコンサルタントの力を借りることをおすすめします。