Googleが提供するビジネス向けの有料統合サービス「Google workspace」に対する関心が高まっています。

Gmail・カレンダー・ドキュメント・スプレッドシートなど様々なGoogleアプリをシームレスに使えるサービスです。

今回の記事ではGoogle workspaceの使い方や主な特徴、どんなことが可能かについて解説をします。

導入するメリットや成功事例もあわせてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

Google Workspaceの特徴

まずはGoogle workspaceが持つ特徴について確認しておきましょう。

Google workspaceはすべてのデータをクラウドで管理することの強みを最大限に活かしています。

インターネット接続環境とデバイスを準備して、料金の支払いが済めばすぐに利用できることは大きな利点です。

クラウドサービスの利用によってベンダーであるGoogleと同じレベルのセキュリティを得られることも魅力の1つでしょう。

この項目では上記の他に主な特徴を3つ取り上げてご紹介します。

アップデート不要

Google Workspaceの特徴、1つ目はアップデートが不要なことです。

これは、システム運用を行うのはGoogle側であってユーザーにはバージョンアップなどの運用の手間がないという意味です。

通常ソフトウェア関連のサービスはバージョンアップやセキュリティパッチの適用といった運用業務と切り離すことができません。

Google WorkspaceではそれらをすべてGoogleが行ってくれるので管理者の負担を軽減することができます。

共同作業が可能

Google Workspaceの特徴、2つ目は共同作業が可能なことです。

ドキュメントやスプレッドシートといったアプリケーション上でメンバーと一緒に作業を行うことができます。

これは自分が編集して保存したデータを順番に受け渡していく方法とはまったく意味合いが違うといわなければなりません。

ファイルへの変更は複数人が同時に行えます。他のメンバーが内容に変更を加える様子をリアルタイムで確認することもできます。

どこからでもアクセス可能

Google Workspaceの特徴、3つ目はどこからでもアクセス可能なことです。

あらゆるデータをクラウド上で管理しているため、デバイスもブラウザも問わずどのような場所からでもアクセスできます。

Google Workspaceの導入で「社内のパソコンでなければ仕事ができない」などのストレスは軽減されるでしょう。

自宅でも外出先でもすぐに業務に取り組めるので無駄な時間を減らすことにも繋がります。

 

 

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Google Workspaceでできること

Google Workspaceでできることの一部を以下に挙げてみます。

• Google Keepを使ってチームでメモを共有
• カレンダーでチームのスケジュールを管理
• 企業向けSNSサービスGoogle Currentsの利用
• Gmailで安全性の高いビジネス用メールを送信
• Cloud SearchでWorkspace内の情報を横断検索
• Googleサイトで専門知識不要のWebサイト作り

上記はGoogle Workspaceでできることのほんの一部にすぎません。

また、できることは料金プランによっても違ってきますので注意が必要です。

Google Workspaceの使い方

ビジネスに必要な数多くのツールを統合したGoogle Workspaceは組織の業務効率アップにとても役立つサービスです。

Google Workspaceはその使い方によって管理者向けとユーザー向けに分けることができます。

これらはできる作業や与えられた権限に違いがあるので導入・運用の際には注意しなければなりません。

以下、それぞれの使い方について詳しくご紹介します。

管理者向け

Google Workspaceでは以下の通り6種の管理者を設定できます。

• 特権管理者
• グループ管理者
• ユーザー管理者
• ヘルプデスク管理者
• サービス管理者
• モバイル管理者

特権管理者はGoogle Workspace内のすべての項目を管理できます。会社の代表者に割り振られる場合が多いでしょう。

グループ管理者は管理コンソールで新グループを作成したりグループのアクセス設定を管理したりできます。

ユーザー管理者ができるのはユーザーアカウントの作成や削除、ユーザーの名前やパスワードの変更です。

残る管理者もサポート・アプリの管理・モバイルデバイスの管理などの権限を持っており、いずれも組織の運営に欠かせません。

ユーザー向け

Google Workspaceでユーザー個人が使えるアプリにはGmailを始めとするコアサービスがあります。

組織内においては、ユーザーは管理者が管理者コンソールでインストール・承認したアプリを扱うことができます。

「Google Workspaceステータスダッシュボード」で目的のサービスやアプリを探して開きましょう。

ダッシュボードはいくつかの方法でユーザー向けにカスタマイズすることもできます。

Google Workspaceを使うメリット

Google Workspaceの特徴の1つはすべてのデータをクラウド上で管理することです。

主なメリットはデータの一元管理という点から生まれているといえるでしょう。

この項目ではGoogle Workspaceを使うメリットを3つピックアップしてご紹介します。

勤怠管理の効率化

Google Workspaceを導入した企業の中には同サービスを勤怠管理の効率化に使う動きもあります。

そのため勤怠管理に特化したアプリケーションを作成・リリースしているベンダーも少なくありません。

紙製のタイムカードとは違ってWorkspaceで管理するタイムカードはPC・スマホから素早くアクセス・入力できます。

専用の機械を設置する必要もなく、データも一元管理できて非常に効率的です。

試用期間が設けられている場合もあるので、自社に適したアプリかどうか試してみるのも良いでしょう。

データ管理の効率化

Google Workspaceを利用することはデータ管理の効率化の面でも大いにメリットがあります。

これまでチーム内にいる複数人のメンバーが入力した情報はファイルごとにそれぞれ収集され、管理されるのが一般的でした。

それらのデータをまとめて分析したい時は、統合データファイルを新たに作成して必要な情報を入力し直す必要がありました。

しかしGoogle Workspaceならデータをメンバー全員で共有・処理できるので統合する手間を省くことができます。

従業員間の情報共有の円滑化

Google Workspaceの利用は従業員間の情報共有の円滑化にも役立ちます。

従来なら個別にメールを送信するなどして情報共有しなければなりませんでしたが、そのような手間がなくなります。

メモを共有できるアプリケーションもあるので、事業に応じた様々な利用の仕方が見つかることでしょう。

Googleドライブを使えばファイルの保管・共有・アクセスの一元管理も簡単に行えます。

様々なコラボレーション作業をスムーズに行えること請け合いです。

 

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Google Workspaceを使うために必要なこと

Google Workspaceを利用する際、デバイスを準備して利用登録をする他にどうしても必要なことが2つあります。

以下でそれぞれ詳しくご紹介しましょう。

インターネット環境

Google Workspaceを使うために必要なこと、1つ目は安定したインターネット環境です。

どこにいてもメンバーとデータを共有して作業できることが強みですが、インターネット環境が整っていなくては話になりません。

居住地が都市部から離れていて電波が届きにくい場合やインターネット回線がない時は環境を変える必要があるでしょう。

インターネット環境を整えることさえできれば、後はお手持ちのデバイスで利用登録するだけで使用可能となります。

ITリテラシー

Google Workspaceを使うために必要なこと、2つ目はITリテラシーです。

パソコンやアプリの基本的な操作からネットワーク・セキュリティに関する知識まで、ITに関する幅広い理解が求められます。

ITリテラシーの低いメンバーがいる場合、Workspaceがいかに便利なサービスでも作業効率の低下は免れないでしょう。

効率の低下はまだカバーできますが、場合によってはコンプライアンスやセキュリティに関する大きなトラブルを招きかねません。

機密情報の漏洩などが起こる前にメンバーのITリテラシーの確認と向上に努めましょう。

 

Google Workspaceを使った成功事例

インターネットサービスプロバイダーBIGLOBEはGoogle Workspaceを用いた働き方改革を推進しています。

同社はこれまで利用していたメールシステムのライセンス終了に伴ってGoogle Workspaceの運用を始めました。

BIGLOBEは新システムの導入による業務効率化やコストダウンを求めて様々なサービスを比較検討していました。

その結果、ビジネスやITの最新事情を踏まえた設計を評価してGoogle Workspaceの導入を決めたといいます。

導入後はわずか数ヶ月で生産性の向上が感じられるようになりました。

Google Workspaceのプランと利用料金

Google Workspaceのプランは3つのタイプに分かれています。

Business Starter・Business Standard・Business Plusです。

利用するために必要なのはユーザーアカウント料金だけで、追加の費用などはかかりません。

以下、1ユーザーアカウントあたりの利用料金を紹介します。料金はいずれも税込価格です。

• Business Starter　8,078円/年（または673円/月）
• Business Standard　16,157円/年（または1,346円/月）
• Business Plus　24,235円/年（または2,020円/月）

Google Workspaceのサポート内容

Google Workspaceでは電話・チャット・メールのいずれかの方法でGoogleからサポートを受けられます。

ただしサポートオプションの内容はサブスクリプションごとに違うので気をつけなければなりません。

電話は14カ国語に対応しており、いずれの手段でもサポートスペシャリストに問い合わせをすることができます。

以下、サポート内容について詳しくご紹介します。

24時間365日のサポート体制

Google Workspaceのサポートは24時間365日いつでも対応しています。

電話・チャット・メールという3つのサポートオプションの他、以下に紹介する無料のオンラインヘルプも利用可能です。

• ヘルプセンター
• 既知のサービス停止
• カスタマーフォーラム
• Google Cloud Connectコミュニティ

独自ドメインメールアドレスを利用可能

Google Workspaceのサポートの1つに、独自ドメインのメールアドレスを利用できることがあります。

自社のビジネスにふさわしいメールアドレスを用いることで顧客にプロフェッショナルなイメージを与えられるでしょう。

またメンバー全員やチームごとに共通部分を持つアドレスを利用すれば、顧客に安心感や信頼感を抱いてもらうこともできます。

24時間体制のデータ管理

Google Workspaceの運営にあたってGoogleは様々なセキュリティ対策を実施しています。

24時間体制のデータ管理もその中の1つです。すべてのデータは常時監視されており、ハッキング対策も万全です。

データは複数のデータセンターに分散されているので、仮に火災や災害などに見舞われてもデータの利用に問題はありません。

 

Google Workspaceを使うか悩んでいる場合は？

Google Workspaceは組織内にある数多くのデータを一元管理し、メンバー全員で共有・活用できるサービスです。

ビジネスに役立ついくつものアプリケーションをシームレスに利用できるので、業務の効率化やコストダウンを図れるでしょう。

Google Workspaceを使うかどうか悩んでいる場合は、ぜひデジマクラスのコンサルタントに相談してください。

ITリテラシーの高い専門スタッフが親身になってお話をうかがい、適切なアドバイスをさせていただきます。

 

 

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まとめ

いかがだったでしょうか。今回の記事ではGoogle Workspaceの使い方や導入のメリットなどを解説しました。

Google Workspaceは多様な働き方が可能となった現代の労働環境に非常にマッチしたサービスです。

ぜひ活用して、チームの作業効率化や企業全体のコストダウンを図りましょう。

本稿がそのための一助となれば幸いです。