営業活動の効率化に役立つといわれているSFAツールですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

この記事ではSFAツールのメリットを3つの観点から解説します。

また、ツール導入による効果や導入時の注意点・デメリットなども説明しますので導入を検討する際の参考にしてください。

SFAツールのメリットを解説

SFAとは、営業の自動化（Sales Force Automation）を指します。

つまりSFAツールとは自動化によって営業活動の効率化を図るシステムのことです。

SFAツールには主に以下のような機能が搭載されています。

• 顧客管理
• 案件管理
• 行動管理
• 予算実績管理
• スケジュール管理
• 日報・週報管理
• タスク管理

SFAとよく比較されるのがCRMです。CRMは顧客関係管理（Customer Relationship Management）を指します。

SFAとの違いは、CRMが顧客情報の管理に特化している点です。しかし多くのSFAツールはCRMの機能を内包しています。

 

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SFAツールのメリット

SFAツールを導入するメリットは主に以下の3つです。

• 営業活動の可視化
• 営業活動の標準化
• 営業活動の効率化

それぞれのメリットによる効果や具体例について解説します。

営業活動の可視化

SFAツールを活用するメリットの一つは、日々の営業活動をリアルタイムで可視化できることです。

営業活動全体が見えれば営業活動のさまざまな無駄に気づくことができます。

具体的には、数ヶ月間進捗がない案件が見つかったり優先順の低い案件に時間をかけすぎていたりなどの無駄です。

SFAツールでこれらの無駄をなくせば、より効率的で本質的な営業戦略を考えることが可能になります。

また、営業活動の可視化の効果は無駄をなくすことだけではありません。

例えば、営業プロセスが記録されるため失注の原因を正確に分析することができます。

さらに営業の報告資料を簡単に作成できる・担当者を引き継ぐ際に資料をまとめる必要がないなども可視化のメリットです。

営業活動の標準化

SFAツールの導入には、会社全体の営業活動の標準化につながるというメリットもあります。

標準化を実現するには営業担当者が個々に集めてきた情報を漏れなく一箇所に蓄積することが必要です。

SFAツールは情報のプラットフォームとして営業活動の基盤になるため、標準化に役立てることができます。

また標準化にはベテランと新人のスキルの差を埋めなけれななりません。

SFAツールを導入すれば、新人は詳細なデータからベテラン営業のノウハウを学ぶことができます。

教育にかける時間を減らすことができるため、結果的には教育コストの削減にもつながるのです。

営業活動の効率化

営業活動活動の効率化もSFAツールのメリットの一つです。

SFAツールには過去の案件情報や商談内容が蓄積されます。

現在進行している案件に似た過去案件があれば、情報を元に進捗の見通しや今後の提案内容について考えることが可能です。

データはベストプラクティスの発見やナレッジの抽出にもつながります。

そのため、SFAツールを導入すれば効率的な営業活動を行うことができるのです。

さらにSFAツールの活用には営業活動をする上で日常的に欠かせない業務の無駄を削減する効果もあります。

例えば日報・週報の機能を使って手早く報告することができるなどの効果です。

またクラウド型のSFAツールならデバイスに関係なくどこでも情報を確認することもできます。

 

 

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SFAツールのデメリット

SFAツールにはデメリットも存在します。具体的には以下の2つです。

• 入力作業が多い
• ツールを使いこなすまでに時間がかかる

入力作業が多い

SFAツールのデメリットの一つは、入力作業が多いことです。

SFAを導入する際にこれまで営業活動で集めたすべての情報を入力しなければいけません。

100件の顧客データを保有する会社で1件を入力するのに15分かかる場合、入力作業に1日以上かかります。

SFAツールを使用する上で最初のデータ入力は避けて通れません。

また入力する前にデータを集める作業も必要です。

SFAツールを導入するときは入力に関わる業務をなるべく効率的に終わらせる工夫が求められます。

ツールを使いこなすまでに時間がかかる

SFAツールのもう一つのデメリットは、現場がツールを使いこなせるようになるまで時間がかかる点です。

SFAツールを導入すれば営業活動の手順は根本から変わることになります。

営業社員それぞれが新しいルーティンを作り出せるようになるまで一定の時間がかかるでしょう。

場合によっては営業活動の効率が一時的に下がることもあります。

SFAツールを導入する際は現場に戸惑いが生まれることを想定して対策を考えましょう。

そして、ツールの使用方法を徹底的に周知する・移行期間を長めに設けるなどの工夫をこらすことも大切です。

 

SFAツールの導入方法

SFAツールは以下の3ステップで導入します。

1. SFAツールの導入目的の明確化
2. SFAツール導入
3. 情報分析・改善

①SFAツールの導入目的の明確化

SFAツールを導入するときは最初に導入目的を明確にしましょう。

具体的には、まず現在の営業方法にどのような課題があるのかを整理します。

例えば「営業担当者間でナレッジが共有されていない」「見込み顧客に適切なタイミングで接触できていない」などです。

そしてツールを導入することでそれらの課題がどのように解決されるのかを考えましょう。

ツール導入によって見込まれる最終的な利益や成果を明確にすることも重要です。

②SFAツール導入

SFAツールの導入目的を明確にしたら、次はツールを現場に導入しましょう。

まずはSFAツールに対して現場の理解が得られないと意味がありません。

営業担当者にSFAツールを導入する意義やメリットを説明しましょう。

そして、100以上あるSFAツール製品から自社に合ったものを選択します。

採用するツールが決まったら営業に関わるデータをSFAツールへ移行してください。

データの移行は手間や時間がかかりますので期間を長めに設けておくことが大切です。

また、営業担当者にツールを最大限に活用してもらうためにはマニュアルの作成や勉強会の開催も必要になります。

③情報分析・改善

SFAツールの導入が完了した後は、日々の営業活動で集まった情報を分析し営業活動の改善に役立てましょう。

SFAツールの機能によって、情報が数値やグラフで視覚的に表わされます。

これまで見えてなかった課題が浮き彫りになることも少なくありません。

また、SFAツールの導入目的となった当初の営業課題がどれほど解決されたのかも確認しましょう。

想定していたほどの効果が得られてない場合はその原因を検討してください。

情報の分析を元に改善を行うことで本質的な課題解決が実現できます。

SFAツールで得られる効果

SFAツールを導入することで得られる効果は営業に関わる人の立場によって異なります。

日々営業活動を行う営業担当者を例に考えてみましょう。

この場合、見込み顧客への接触状況をリアルタイムで記録できるためアプローチをかけるタイミングを把握しやすくなります。

営業部門の管理者にとっては、部下を適正に評価できるようになる点がSFAツールの効果でしょう。

SFAツールによって各営業担当者の行動が数値やグラフなどで視覚的に分かりやすく表されるためです。

さらに経営者の立場であれば、例えば営業の効率化により売上拡大や経費削減を期待することができます。

 

SFAツールの効果を最大限にするには

SFAツールの効果を最大限にするには、以下の3つに注意しましょう。

• SFAツールの導入目的を明確にする
• 目的に合ったSFAツールを選ぶ
• SFAツールの運用者を決める

SFAツールの導入目的を明確にする

SFAツールの効果を最大限にするには、SFAツールの導入目的を明確にすることが非常に重要です。

導入目的を明らかにしておかないと、ツールを導入すること自体が目的化してしまいます。

SFAツールは営業活動をさらに効率化するための手段として活用されなければなりません。

ツールを導入することによって現場が混乱したり営業活動の効率が下がったりすると逆効果です。

目的に合ったSFAツールを選ぶ

SFAツールの導入目的を明確にしたら、その目的に合ったツールを選びましょう。

SFAツールの製品はさまざまあり、搭載されている機能がそれぞれ異なります。

例えばBtoBに特化した機能や、営業コンサルティングの機能などです。

機能が多いとその分ツールの仕組みや操作が複雑になってしまいます。

そのため、SFAツールの導入目的に合った機能だけを利用できる製品を選ぶことが大切です。

製品によっては機能をカスタマイズできるものもあります。

まずは導入目的を果たすためにはどのような機能があればよいか洗い出してみると良いでしょう。

SFAツールの運用者を決める

SFAツールの効果を最大限にするにはツール自体の管理も徹底しなければなりません。

そのために、可能ならばSFAツールの運用者を決めておきましょう。

運用者は、営業担当者がツールを使用する上で不明点が発生したときに回答する役割を担います。

運用者が決まっていなければツールに関する疑問がいつまでたっても解決されず、営業の効率化からは遠ざかる一方です。

運用者を決めることが難しい場合は、使用方法が易しいツールや製品サポートが充実しているものを選ぶようにしましょう。

 

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SFAツールを選ぶ際のポイント

SFAツールを選ぶ際は以下のポイントを意識しましょう。

• 使いやすいか
• サポートは充実しているか
• 導入実績はあるか

使いやすいか

SFAツールは毎日使用するものですので、使いやすさを重視して選びましょう。

ツールの使いやすさは営業活動の効率に直結します。

誰でも直観的に操作できるような分かりやすい仕様になっているツールを探しましょう。

また、営業担当者にとって使いやすいだけでは不十分です。

SFAを活用して営業活動の目標設定や部下の管理を行う管理者視点での使いやすさも忘れないようにしましょう。

さらに、ツールの機能は必要最低限に絞ることが大切です。

機能が多すぎると操作方法が複雑になったり動作が重たくなったりするためです。

サポートは充実しているか

SFAツールはサポート体制が充実している製品を選びましょう。

SFAツールの導入で大変なのは導入時の情報入力だけではありません。

ツール導入後にも、運用方針や商材情報が変更されるなどイレギュラーな事態が発生します。

その際に、どのような対応をすればよいか教えてくれるサポートサービスが重要となるのです。

導入直前・直後だけでなく導入してから一定期間は手厚いサポートが受けられるようにしておきましょう。

またツールによっては機能をカスタマイズできるものもあります。

会社独自の営業方法や管理方法を採用している組織は自由度の高いツールを選ぶと良いです。

導入実績はあるか

SFAツールを選びぶ際は機能や価格だけでなく導入実績も確認しましょう。

実績が豊富である製品は使いやすさやサポートの充実度などもある程度保障されます。

また、実績だけでなく導入事例も併せて見てみると良いでしょう。

自社に近い課題を抱えている企業があれば、ツール導入の効果や導入時の工夫などを具体的に想像することができます。

ただし実績が充実しているという理由だけで選ぶのは避けましょう。

あくまで自社の営業課題を解決できる機能や仕様が採用されたツールを選ぶことが大切です。

SFAツール導入の注意点

SFAツールを導入する際は注意すべきことがあります。それはツールを導入することを最終の目的にしないことです。

ツールを導入する目的はあくまで営業活動を効率化することである点を忘れてはいけません。

ツール導入には現状の営業方法の課題を洗い出したり既存の情報を入力したりするなど手間がかかります。

その間に手段が目的化してしまうケースは少なくありません。

SFAツールを最大限に活用するためには、ツールを導入する前の段階でツールの活用方法まで定めておくことが大切です。

また、ツールが営業活動の効率化にどれほど貢献しているのかを定期的に確認する機会も設けましょう。

 

SFAツールをどう活用するか困ったら？

SFAツールにはさまざまな機能が搭載されているため、どのように活用すれば良いのか見えにくい部分もあります。

SFAツールの活用方法で困ったら、デジマクラスなどのコンサルタントに相談してみるのも一つの手です。

実は、STAツール導入前に検討する営業課題の認識そのものが間違っているケースも珍しくありません。

コンサルタントは根本的な課題を特定することが得意です。

そして、最も効率的に課題を解決するためのツール活用方法を一緒に考えてくれます。

まとめ

STAツールを導入するメリットは、営業活動の「可視化」「標準化」「効率化」の3つです。

STAツールを採用すれば現場の営業担当者だけでなく管理者や経営者にもツールの効果が波及します。

ただしツールを導入する場合は、導入だけで満足するのではなく運用方法まで検討しておくことが必要です。

またSTAツールの導入は手間と時間がかかるといったデメリットもあります。

STAツールの活用で迷ったらデジマクラスなどのコンサルタントに相談しましょう。