送信メールが相手に届かなかった際に送信されるメッセージ・バウンスメールに有効な対策があることをご存知ですか？

バウンスメールを放置しておくと、メールを活用したマーケティングに支障が出る場合もあるのできちんと対策を行うことが大切です。

この記事では、バウンスメールの発生要因や対策方法について詳しく解説しています。

バウンスメールの対策に興味がある人は、ぜひ読んでみてください。

バウンスメールの特徴

バウンスメールとは、送信メールが何らかの原因により相手に届かなかったときにサーバーから送られてくるエラーメッセージのことです。

エラーメール・リターンメールと呼ばれることもあります。

バウンスメールが発生する原因は、メールアドレスが間違っている・送信メールの容量が大きすぎるなどさまざまです。

企業がメールマガジンなどを配信している場合、配信するアドレスの数に比例してバウンスメールの数も増える傾向にあります。

バウンスメールの特徴についてもっと詳しくみていきましょう。

メッセージ内容

バウンスメールの本文には、下記の内容が記載されています。

• 送信エラーの発生日時
• 送信エラーが発生したメールサーバー情報
• エラーの原因を表す応答コード
• 送信エラーとなった理由

エラーの原因を表す応答コードは、3桁の数字と英文メッセージで書かれています。

この応答コードと送信エラーとなった理由を確認することで、どのような原因でバウンスメールが送信されたのか把握することが可能です。

配信先

バウンスメールの送信元はMAILER-DAEMONやPostmasterとなっていることが多く、たいていは受信メールボックスに配信されます。

メール配信サービスを利用しているのであれば、メールボックスではなく管理画面で確認することになるでしょう。

もしバウンスメールが全く送信されないという場合は、バウンスメール配信先のメールアドレスを誤入力している可能性があります。

バウンスメールの未達が続くと、最悪の場合サーバーから迷惑メールと判断されかねませんので注意しましょう。

 

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バウンスメールの種類

バウンスメールは発生要因によって2種類に分かれています。

• ソフトバウンス
• ハードバウンス

ソフトバウンスは、受信メールサーバーの不具合など一時的なエラーにより発生するバウンスメールになります。

一定時間メールを再送してくれるシステムの送信サーバーも多く、時間とともに送信エラーが解消されることがほとんどです。

いっぽう、ハードバウンスはメールアドレスが存在しないなどの要因で発生します。

ハードバウンスの場合、時間が経っても問題が解決することはまずありません。

バウンスメールが発生する要因について、次の章から詳しく解説していきます。

 

ソフトバウンスが発生する要因

ソフトバウンスが発生する要因は3つあります。

• メールサイズが大きすぎる
• 相手のメールボックスに空き容量がない
• メールサーバーの障害

1つずつ詳しくみていきましょう。

メールサイズが大きすぎる

送信したメールのサイズが相手側の受信サーバーの規定よりも大きすぎると受信拒否される場合があります。

テキストのみのメールであれば、メールサイズが大きすぎて送信エラーとなることは滅多にないでしょう。

画像がたくさんあるHTMLメールや添付ファイルのサイズによってバウンスメールが発生します。

相手のメールボックスに空き容量がない

相手のメールボックスに空き容量がない場合も、受信拒否となってバウンスメールが発生します。

相手方がメールを削除するなどの対応を行えば、このエラーは解消されることがほとんどです。

メールサーバーの障害

受信側のメールサーバーに一時的な障害が発生してメールが送信できなかったというケースもあります。

メールサーバーの障害が復旧すれば、再びメールを送信してもまず問題ないでしょう。

ソフトバウンスは、受信メールサーバーや相手方の問題が解決すれば送信できるようになることがほとんどです。

次に、ハードバウンスが発生する要因について解説します。

ハードバウンスが発生する要因

ハードバウンスが発生する要因も3つあります。

• メールアドレスが間違っている
• メールアドレスが存在しない
• 迷惑メールと判断された

それぞれ詳しく解説していきます。

メールアドレスが間違っている

当たり前の話ですが、メールアドレスが間違っているとメールは届きません。

スペルやハイフン・アンダーバーなどが1ヶ所違うだけでも、メールサーバーによって無効と判断されてしまいます。

正しいメールアドレスを知る手段がない場合、間違ったメールアドレスは送信リストから削除しておいた方がいいでしょう。

メールアドレスが存在しない

メールアドレスが存在しない原因は2つ考えられます。

• もともと存在しないメールアドレスを入力している
• 異動や退職で担当者が不在になった

ユーザーの中には、もともと存在しない架空のメールアドレスを登録する人もいます。

また、担当者が異動や退職で不在になった場合、個人で使用していたアドレスは使用停止になっていることも考えられるでしょう。

メールアドレスが存在しないとわかった時点で、速やかにリストから削除することをおすすめします。

迷惑メールと判断された

迷惑メールと判断される理由はさまざまです。メールの内容によって迷惑メールと判断されることもあります。

相手側が設定した迷惑メールのフィルタリングの条件に送信元のメールアドレスが当てはまる場合は、迷惑メールと判断されるでしょう。

迷惑メールと判断された時点で、送信メールは迷惑メールフォルダに振り分けられてしまいます。

相手方のメールボックスに迷惑メールフォルダがない場合、受信メールサーバーに拒否されてバウンスメールが発生するのです。

迷惑メールと判断されないためには、後の「送信メールを工夫する」の章でご紹介する対策が必要となるでしょう。

 

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バウンスメール対策の重要性

メールマガジンなどでメールマーケティングを行っている企業にとって、バウンスメールへの対策は特に重要だといえます。

メールが届かないユーザーがいることで、見込み顧客や新規顧客の獲得のチャンスを逃しているからです。

また、バウンスメールを放置しておくことで思わぬトラブルが発生することもあります。

誤ったメールアドレスや存在しないメールアドレスへの送信を続けた場合に予想されるトラブルは次のとおりです。

• サーバーへの接続拒否
• ブラックリストへ登録

バウンスメールへの対策を何もせずそのままにしていると、自社のIPアドレスに対するレピュテーション（評判）が下がります。

バウンスメールが増加すると迷惑メール業者と判断されてしまい、メール配信の遅延やメール未達の原因になるのです。

最悪の場合、ブラックリストに登録されてしまう危険もあります。

いったん迷惑メールと判断されたりブラックリストに登録されたりすると、解除するのは至難の業です。

次にご紹介する対策を適切に行って、バウンスメールを減らす努力をしましょう。

 

ソフトバウンスの対策

ここからは、バウンスメールへの対策方法をご紹介します。

まず最初にご紹介するのはソフトバウンスへの対策です。

相手のメールボックス容量を確認する

ソフトバウンスへの対策1つ目は、相手のメールボックス容量を確認することです。

受信メールボックスの容量に余裕があるかどうか、相手に前もって確認しておきましょう。

メールを正しく受信するために相手が行う対策として、次の2つが挙げられます。

• 不要なメールを削除する
• メールボックスのメモリ容量を増やす

不要なメールを削除することは一番手っ取り早い方法です。

ただし、画像など重いデータが添付されていると、メールの削除だけでは十分なデータ容量が確保できないこともあります。

メールを削除してもデータ容量に余裕がない場合は、メールボックスのメモリ容量を増やすことがおすすめです。

メールサイズをチェック

2つ目の対策は、メールサイズをチェックすることです。

メールサイズが大きすぎると受信拒否されてしまい、バウンスメール発生の原因となってしまいます。

メールサイズが受信メールサーバーの規定を超えていないかどうかは送信前に必ずチェックしましょう。

メールサーバーによってメールサイズの規定は違います。

どのサーバーでも受信できるように、あらかじめメールサイズを小さくしておくことも有効です。

特に、添付データに関しては次の方法で容量を小さくすることができます。

• ファイルを圧縮する
• ファイルを分割して送信する
• ファイル送信サービスの利用

ファイルをzipファイルに圧縮する・複数のファイルに分けて送信するのは、非常に手軽な方法といえます。

画像に限っては解像度を調節してデータ量を調節することも可能です。

大容量のデータを送信してくれるファイル送信サービスを利用するのもいいでしょう。

大容量のファイルをインターネット上にアップロードして、ダウンロード用のURLをメールで相手に知らせる方法です。

無料で利用できるものや会員登録不要で利用できるものなど、さまざまなサービスがあります。

送信できるデータ容量が足りない、セキュリティ対策に不安があるという場合は、有料版の活用も検討しましょう。

次の章からはハードバウンスの対策をご紹介します。

ハードバウンスの対策

ハードバウンスの対策は3つあります。

それぞれ詳しくみていきましょう。

配信リストは常にアップデートする

ハードバウンスの対策1つ目は、配信リストは常にアップデートするということです。

バウンスメールが発生したメールアドレスはこまめにチェックして、配信リストに反映させましょう。

メールアドレスが間違っていると考えられる場合、正しいメールアドレスを探り当てるのは非常に困難です。

アットマークより前の部分の予測はまず無理でしょう。

アットマーク以降のドメインは、いくつかの候補を試せば正しいメールアドレスに行きつくかもしれません。

しかし、すべての候補を確認するためには多くの時間と手間がかかります。

バウンスメールが発生したメールアドレスは、速やかに削除するのが得策といえるでしょう。

メールアドレスの誤入力を防ぐ

2つ目の対策は、メールアドレスの誤入力を防ぐことです。

具体的な対策としては、登録時に確認用のメールアドレスを再入力してもらう他、ダブルオプトインを導入する方法もあります。

ダブルオプトインでは、ユーザーがメールマガジンや会員登録の手続きを行った状態が仮登録とみなされます。

入力したメールアドレスに送信されたURLをクリックすることで、正式に登録されるという方式です。

ユーザーはURLを有効期間内にクリックしなければなりませんが、メールの送信エラーは防ぐことができます。

無効なメールアドレスをリストに追加しないことは、バウンスメールの発生を抑えるいちばんの近道です。

送信メールを工夫する

3つ目の対策は、送信メールを工夫することです。

迷惑メールと判断されないために、不必要な記号などはなるべく使わないようにしましょう。

一度迷惑メールフォルダに入ってしまうと、相手がメールを閲覧する可能性は限りなく低くなります。

送信メールの内容はよく吟味しましょう。

 

バウンスメール対策でメールの到達率を上げよう

バウンスメールの対策を行って、メールの到達率を上げましょう。

メールマーケティングに注力している・していないに関わらず、メールは多くのユーザーや顧客に効果的なアプローチ方法です。

バウンスメールの発生を減らしてメールの到達率が上がれば、レピュテーションの向上にもつながります。

メールのやり取りで円滑なコミュニケーションを図るためにも、バウンスメール対策は非常に大切です。

 

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バウンスメールの対策で困ったら

バウンスメールの対策は、メールの配信先が多ければ多いほど難しくなるでしょう。

個々のメールの配信状況を確認したり、送信エラーの原因を探ったりするためには専門のノウハウが必要です。

バウンスメールの対策で困ったら、専門コンサルタントのデジマクラスに相談してみましょう。

メールマーケティングに精通したスタッフが、バウンスメール対策を全面的にサポートいたします。

 

まとめ

バウンスメールは、メールが何らかの原因で送信エラーとなった際に送られてくるメールのことです。

バウンスメールの対策をせずそのままにしておくと、エラー率が上がり、最悪IPアドレスがブラックリストに登録されてしまいます。

ブラックリストに登録されるとメールの遅延や未達といったトラブルの原因になりますので、きちんと対策することが大切です。

バウンスメールの対策で困ったことがあれば、ぜひデジマクラスにご相談ください。