BtoB向け受発注システムの選び方

実際に導入に向け比較検討をする際にどのようなところを比較するべきか考えていきましょう。

業種や規模によっても比較するべきところは変わりますし、検討した結果必要ではないかもしれません。

ここでは4つの項目に分けて解説していきます。

予算に合わせた導入

BtoB向けの受発注システムは無料のものから高額なものまで幅広く展開されています。初期費用や月額料金もさまざまで予算との兼ね合いも必要です。

予算に焦点を当てた場合、比較したいポイントは次の3点です。

• 初期費用が必要か
• 月額の費用は人件費削減の予想金額内に収まっているか
• 欲しい機能と金額が見合っているか

初期費用がかからないが月額料金が高い場合は、長い目で見れば割高になってしまう可能性があります。

また、割安でも欲しい機能があまりなかったり使い勝手が悪かったりする場合、費用と効果が見合わない場合もあります。

毎月かかるコストが安いことも大事ですが効率を重視した予算との兼ね合いを考えましょう。

本当に業務効率化につながるか

受発注システムを導入しても、効率化にはつながっていないのであれば意味がありません。

業務効率化を妨げるシステムには共通点がありますので導入前に確認しておきましょう。

業務効率化に焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

• 操作がわかりにくくないか
• スマートフォンやタブレットに対応しているか
• 相手先が未導入の場合にメールなどに変換対応できるか

どのような業種で使用するのかによっても変わりますが、シンプルな操作性とタブレットなどで操作できることは現代の業務効率化には必須の機能です。

画面の操作方法を調べるために時間を使うのは効率が悪く、小さな商店など店内が狭い場合PCでしか操作できないのも非効率的です。

実際に現場で使うことを想定して検討しましょう。

取引先側の導入のしやすさ

受発注システムを導入する際は取引先にも導入をしてもらうことでお互いの業務効率化につながります。とはいえ取引先にデメリットがあっては導入を検討してもらえません。

取引先側の導入のしやすさに焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

• 取引先側に費用がかかるか
• 管理業務などの効率化が図れるか
• 操作性に不安がないか

取引先側の導入で一番のネックになるのは費用です。

導入することにより在庫の管理や書類関係の作成などの事務業務が大幅に削減できるのであれば、人件費を削れるため結果利益が上がります。

自分側だけでなく相手側のメリットもしっかりと検討しておくことが重要です。

サポート体制の充実

電子機器を使って業務を行う際に避けて通れないのがシステム障害やデータの破損です。

他にもインターフェースやデバイスの使い方などで困ることも。そのような時にサポート体制が充実しているかどうかは重要といえます。

サポート体制に焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

• 24時間365日対応しているか
• チャットやLINEでのサポートはあるか
• 専任のサポートがつくか

システムの提供企業によってはサポート時間が平日営業時間だけ、電話のみのサポートだけの場合があります。

そうした場合、業種によっては必要な時に使えないサポートになってしまう可能性があります。

ご自身の業種にとって提供されるサポートが使いやすいものかどうか調べておきましょう。

BtoB向け受発注システム例

BtoB向け受発注システムを導入したことにより大幅な業務の効率化ができた例をいくつかご紹介します。

比較検討の材料として参考にしてください。

導入事例①　食品卸会社Y

食品卸会社Yの取引先は大手チェーン店から小さな商店まで全国で約1000件にのぼります。

また、自社取り扱い商品も4000種類を越えており、悩みの種はFAXにより受けた注文の伝票を作るデータ入力作業でした。

発送をするために必要な出荷伝票の作成に時間がかかりすぎてしまい、正午に注文受付が終了してもデータ入力が終わるのは深夜の配送時間ギリギリになることもしばしばです。

毎日の残業に従業員も疲れきっていました。

そこでY社はBtoB向け受発注システムの導入を検討します。

約5割の取引先がFAXによる注文からECでの注文へ移行してくれたため、データ入力作業は大幅に減り残業はほとんどなくなりました。

導入の決め手は、取引先がECから注文したデータが販売管理システムに自動で取り込まれ伝票が自動で作成されることです。

入力作業自体がないことで大幅な時間の短縮と人件費の削減に成功しました。

また取引先からも、履歴がその場で確認できることで誤発注や重複発注が減ったという声も届いています。

今後取引先の8割までが導入を受け入れてくれれば、さらなるサービスの向上につながると意気込みを見せています。

導入事例②　大手インテリアメーカーF

業界大手のインテリアメーカーのFは、多品種で小ロットの商品を扱っておりその商品数は数十万点にものぼります。

同じように見える商品でも、引き出しがついていたり収納スペースの仕組みが違ったりと細かい仕様が異なることにくわえて、色やサイズの指定など項目は多岐に及んでいます。

取引先の発注担当者はそのすべてをカタログで確認しながら発注する必要があり、受注するF社側も1つ1つ確認作業が必要です。

そこで業務量や人的ミスを減らすために受注業務の自動化を検討し、BtoB向け受発注システムの導入に踏み切りました。

これまでは月間で2000件近い注文がFAXで届き、受けた注文に間違いがないか確認しながら既存の基幹システムに手入力していました。

EC経由の受注システムを導入したことで、注文が自動で反映されるため入力ミスもなくなり、大幅な時間の節約と人為的ミスによるコストの削減に成功します。

24時間365日受注できるようになったことで受注生産の欠点である生産ラインへのリードタイムの短縮にも一役買っています。

対応時間も短縮でき、顧客満足にもつながる、満足のいく導入となりました。

どのBtoB向け受発注システムを導入するか悩む時は？

BtoB向け受発注システムを検索し比較していると、あまりの数の多さに結局どれを選べばいいのか悩んでしまうこともあります。

どのシステムを選んでも基本的な機能に大きな差はなく、ご自身の業種に必要な機能が備わっていればどこを選んでも業務の効率化は可能です。

それでもどれにするのか悩んだときは、無料トライアルを利用してみましょう。

ほとんどのBtoB向け受発注システム提供会社には2週間から30日間程度の無料トライアル期間が設けられています。

一度実際に使ってみて使い勝手や操作性などを確かめてみることが一番の比較検討方法となります。

このときに重要視したいのが誰でも使いこなせるかどうかです。

企業内でシステムの導入を検討している担当者はある程度IT分野に精通している可能性が高いですが、関わるメンバー全員がそうとは限りません。

誰でも使いこなせるというところに重点を置けば、それだけ活用の機会も広がるため、導入後に業務効率化の効果が早く出るといえます。

まとめ

BtoB向け受発注システムの導入は自社の業務効率化のみならず、取引先の誤発注防止や原価管理などの業務改善にも役立ちます。

導入にあたっては以下のことを再度確認してから検討するようにしましょう。

• 自社の流通形態に合っているか
• 予算内に収まっているか
• 削減できる業務内容と費用で採算がとれるか
• 取引先が導入に前向きか
• 現システムから大幅に改善できるか

導入後に効率化が図れるかどうか、十分に確認する必要があります。

多くのメリットがある一方で、取引先には従来の注文方法から移行しなくてはいけないという障壁も存在することも覚えておきましょう。

導入を検討する際には、まずは取引先との十分な話し合いを持ったうえでお互い納得し導入することをおすすめします。

うまく導入し業務の効率化によりできた時間を使えば、これまでよりも良質なサービスを提供することも可能です。

自社の業務で事務的な作業で時間を取られていることが想定される場合は、是非BtoB向け受発注システムの導入をご検討ください。