取引先を多く持つ卸業や製造業などの企業担当者からはこのような悩みが多く寄せられます。

  • 事務作業に多くの時間を取られてしまっている
  • 人為的ミスによるコストを削減したい
  • 問い合わせの電話やFAXへの対応が追い付かない

社内の効率化を考えて独自の基幹システムを構築している場合でも避けて通れないのがデータの入力です。

業務に追われ焦りが入った作業にはミスが付き物になってしまいコストがかさむ場合も。

そのような事務的作業をすべて解決してくれるのがBtoB向け受発注システム(BtoBシステム)です。

この記事では膨大な事務作業から解放されるBtoB向け受発注システムについてお伝えしていきます。

BtoB向け受発注システムの概要

PCを持つ女性

BtoB向け受発注システムとは、企業同士での商取引に必要な受発注業務を電子データとして一括管理できるシステムです。

例えば、以下のデータを管理するのに非常に適しています。

  • 商品ごとのカテゴリー
  • 価格・販売数・在庫などの管理
  • 顧客ごとの取引履歴
  • 納品状況の管理
  • 見積りや請求関係の管理

すべての業務をweb上でやり取りすることにより時間を効率化しスムーズな業務進行を図れます。

BtoB向け受発注システムの英語表記を略して「BtoB EC」と呼ぶこともあります。

受注側の主な機能

御見積書

システムを導入することにより受注業務で使える主な機能は次の通りです。

  • 電子データでの受注
  • 受注内容の表示、入力
  • 伝票や請求書の自動作成
  • 受注データの自動取り込み
  • 顧客情報の管理
  • 受注数、在庫数の管理
  • 出荷指示や配送状況の確認
  • 24時間受注
  • 発注先とのデータの共有
ワンポイント
 特に伝票の自動作成や受注データの管理機能が便利です!

発注側の主な機能

発注書

システムを導入することにより発注業務で使える主な機能は次の通りです。

  • 電子データでの発注
  • 発注内容の表示、入力
  • 伝票や発注書の自動作成
  • 発注データの自動集計
  • 取引先商品一覧の表示
  • 発注数、原価の管理
  • 在庫状況や納品状況の確認
  • 24時間発注
  • 受注先とのデータの共有

受注側企業のメリット

メリット

BtoB向け受発注システムを導入することにより受注側企業が受けるメリットには次のようなものが考えられます。

受注業務の効率化ができる

時間効率化

受注した電子データの自動取り込みが行われるので、これまで行ってきた受注伝票と発注書の照合などが必要なく作業時間の短縮ができます。

棚卸表や請求書などの作成も自動で行われるため、資料作成に時間を取られることもありません。

発注先とのデータ共有により月次業務もスムーズに完結します。

人的ミスを削減できる

人為的ミス

すべての受注をデータで行うため、電話やFAXなどで受注した際の聞き間違いや読み間違い、数量や単位の間違いなど受注時のミスを防げます。

請求書や在庫管理も自動取り込みで行うため、データ入力や請求書作成時などの操作ミスも起こりません。

進捗・履歴管理の効率化ができる

取り込んだ電子データはリアルタイムで確認できるため、受注数と在庫数の管理はもとより発送状況や納品状況の確認もでき納期の問い合わせなど明確に答えられます。

過去の取引もデータ化され、例え取引先が商品名を忘れていたり勘違いをしていたりしても履歴から希望の商品を見つけられ、取引機会を減らさずに業務を進められます。

ワンポイント
 時間がかかっていた事務作業がすべてシステムで管理されることで時短に!

発注側企業のメリット

BtoB向け受発注システムを導入することにより発注側企業が受けるメリットには次のようなものが考えられます。

発注業務を効率化できる

業務に追われる

発注は24時間行えるため忙しい時間帯を避けて行え、発注書の作成もなく短時間で業務を完了します。

原価の管理もデータ上で行えて金額などを別で入力する必要もなく、資料作成に時間を取られません。

受注先とのデータ共有により仕入金額と請求書の照合などの業務も必要ありません。

取引先の別商品を確認できる

商品の確認

発注できる商品はPCやタブレットなどデバイスの画面上で閲覧でき、取引先の商品一覧をいつでも確認できます。

欲しい商品の取り扱いがあるかどうかの問い合わせをする必要がないので、例え深夜でも欲しい商品を検索しその場で発注もできます。

データ解析・活用の事例はこちら

BtoB向け受発注システムのデメリット

デメリット

BtoB向け受発注システムは受注側発注側共にメリットが大きいですが、導入にあたってのデメリットもあります。

便利だからと押し付けにならないように確認しておきましょう。

取引先が導入してくれるとは限らない

断られる

取引先が従来の電話やFAXなどの発注や受注方法に慣れている場合、導入を提案しても同意が得られない場合があります。

特に小さな商店や町工場など日常的にIT分野を扱うことが少ない企業の場合、PCやタブレットを利用することや新しく覚えなくてはいけないことへの抵抗から導入に積極的にならない可能性もあります。

導入を提案する際には、受発注システムのメリットなどをまずはしっかりと共有することが必要です。

システム導入に費用がかかる

コストがかかる

受発注システムを動かすための環境を整えるためには初期費用がかかります。

特に受注側は注文を受けるためのプラットフォームをカスタマイズする必要があり、システムの構築をする場合は無料というわけにはいきません。

しかしオリジナルのシステムを構築するのではなく、受発注システムを提供している企業のサービスを利用することで費用を抑えられます

導入にあたっては受注側から発注側にシステムの提案をする場合が多くなりますが、発注側の費用はかからない場合もあるのでよく比較検討することをおすすめします。

ワンポイント
 提案をする際は、自社ではなく取引先のメリットをきちんとお伝えしましょう!

BtoB向け受発注システムの選び方

実際に導入に向け比較検討をする際にどのようなところを比較するべきか考えていきましょう。

業種や規模によっても比較するべきところは変わりますし、検討した結果必要ではないかもしれません。

ここでは4つの項目に分けて解説していきます。

予算に合わせた導入

予算

BtoB向けの受発注システムは無料のものから高額なものまで幅広く展開されています。初期費用や月額料金もさまざまで予算との兼ね合いも必要です。

予算に焦点を当てた場合、比較したいポイントは次の3点です。

  • 初期費用が必要か
  • 月額の費用は人件費削減の予想金額内に収まっているか
  • 欲しい機能と金額が見合っているか

初期費用がかからないが月額料金が高い場合は、長い目で見れば割高になってしまう可能性があります。

また、割安でも欲しい機能があまりなかったり使い勝手が悪かったりする場合、費用と効果が見合わない場合もあります。

毎月かかるコストが安いことも大事ですが効率を重視した予算との兼ね合いを考えましょう。

本当に業務効率化につながるか

業務の効率化

受発注システムを導入しても、効率化にはつながっていないのであれば意味がありません。

業務効率化を妨げるシステムには共通点がありますので導入前に確認しておきましょう。

業務効率化に焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

  • 操作がわかりにくくないか
  • スマートフォンやタブレットに対応しているか
  • 相手先が未導入の場合にメールなどに変換対応できるか

どのような業種で使用するのかによっても変わりますが、シンプルな操作性タブレットなどで操作できることは現代の業務効率化には必須の機能です。

画面の操作方法を調べるために時間を使うのは効率が悪く、小さな商店など店内が狭い場合PCでしか操作できないのも非効率的です。

実際に現場で使うことを想定して検討しましょう。

取引先側の導入のしやすさ

受発注システムを導入する際は取引先にも導入をしてもらうことでお互いの業務効率化につながります。とはいえ取引先にデメリットがあっては導入を検討してもらえません。

取引先側の導入のしやすさに焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

  • 取引先側に費用がかかるか
  • 管理業務などの効率化が図れるか
  • 操作性に不安がないか

取引先側の導入で一番のネックになるのは費用です。

導入することにより在庫の管理や書類関係の作成などの事務業務が大幅に削減できるのであれば、人件費を削れるため結果利益が上がります。

自分側だけでなく相手側のメリットもしっかりと検討しておくことが重要です。

サポート体制の充実

サポート体制

電子機器を使って業務を行う際に避けて通れないのがシステム障害やデータの破損です。

他にもインターフェースやデバイスの使い方などで困ることも。そのような時にサポート体制が充実しているかどうかは重要といえます。

サポート体制に焦点を当てた比較ポイントは次の3点です。

  • 24時間365日対応しているか
  • チャットやLINEでのサポートはあるか
  • 専任のサポートがつくか

システムの提供企業によってはサポート時間が平日営業時間だけ、電話のみのサポートだけの場合があります。

そうした場合、業種によっては必要な時に使えないサポートになってしまう可能性があります。

ご自身の業種にとって提供されるサポートが使いやすいものかどうか調べておきましょう。

ワンポイント
導入の際には予算や業務効率化につながるかだけでなく、取引先の導入しやすさやサポート体制も確認しましょう!

BtoB向け受発注システム例

タブレットを操作する様子

BtoB向け受発注システムを導入したことにより大幅な業務の効率化ができた例をいくつかご紹介します。

比較検討の材料として参考にしてください。

導入事例① 食品卸会社Y

食品卸会社Yの取引先は大手チェーン店から小さな商店まで全国で約1000件にのぼります。

また、自社取り扱い商品も4000種類を越えており、悩みの種はFAXにより受けた注文の伝票を作るデータ入力作業でした。

発送をするために必要な出荷伝票の作成に時間がかかりすぎてしまい、正午に注文受付が終了してもデータ入力が終わるのは深夜の配送時間ギリギリになることもしばしばです。

毎日の残業に従業員も疲れきっていました。

そこでY社はBtoB向け受発注システムの導入を検討します。

約5割の取引先がFAXによる注文からECでの注文へ移行してくれたため、データ入力作業は大幅に減り残業はほとんどなくなりました。

導入の決め手は、取引先がECから注文したデータが販売管理システムに自動で取り込まれ伝票が自動で作成されることです。

入力作業自体がないことで大幅な時間の短縮と人件費の削減に成功しました。

また取引先からも、履歴がその場で確認できることで誤発注や重複発注が減ったという声も届いています。

今後取引先の8割までが導入を受け入れてくれれば、さらなるサービスの向上につながると意気込みを見せています。

導入事例② 大手インテリアメーカーF

業界大手のインテリアメーカーのFは、多品種で小ロットの商品を扱っておりその商品数は数十万点にものぼります。

同じように見える商品でも、引き出しがついていたり収納スペースの仕組みが違ったりと細かい仕様が異なることにくわえて、色やサイズの指定など項目は多岐に及んでいます。

取引先の発注担当者はそのすべてをカタログで確認しながら発注する必要があり、受注するF社側も1つ1つ確認作業が必要です。

そこで業務量や人的ミスを減らすために受注業務の自動化を検討し、BtoB向け受発注システムの導入に踏み切りました。

これまでは月間で2000件近い注文がFAXで届き、受けた注文に間違いがないか確認しながら既存の基幹システムに手入力していました。

EC経由の受注システムを導入したことで、注文が自動で反映されるため入力ミスもなくなり、大幅な時間の節約と人為的ミスによるコストの削減に成功します。

24時間365日受注できるようになったことで受注生産の欠点である生産ラインへのリードタイムの短縮にも一役買っています。

対応時間も短縮でき、顧客満足にもつながる、満足のいく導入となりました。

顧客管理の事例はこちら

どのBtoB向け受発注システムを導入するか悩む時は?

どちらにするか迷う

BtoB向け受発注システムを検索し比較していると、あまりの数の多さに結局どれを選べばいいのか悩んでしまうこともあります。

どのシステムを選んでも基本的な機能に大きな差はなく、ご自身の業種に必要な機能が備わっていればどこを選んでも業務の効率化は可能です。

それでもどれにするのか悩んだときは、無料トライアルを利用してみましょう。

ほとんどのBtoB向け受発注システム提供会社には2週間から30日間程度の無料トライアル期間が設けられています。

一度実際に使ってみて使い勝手や操作性などを確かめてみることが一番の比較検討方法となります。

このときに重要視したいのが誰でも使いこなせるかどうかです。

企業内でシステムの導入を検討している担当者はある程度IT分野に精通している可能性が高いですが、関わるメンバー全員がそうとは限りません。

誰でも使いこなせるというところに重点を置けば、それだけ活用の機会も広がるため、導入後に業務効率化の効果が早く出るといえます。

データ解析・活用の事例はこちら

まとめ

デジタルでの取引

BtoB向け受発注システムの導入は自社の業務効率化のみならず、取引先の誤発注防止原価管理などの業務改善にも役立ちます。

導入にあたっては以下のことを再度確認してから検討するようにしましょう。

  • 自社の流通形態に合っているか
  • 予算内に収まっているか
  • 削減できる業務内容と費用で採算がとれるか
  • 取引先が導入に前向きか
  • 現システムから大幅に改善できるか

導入後に効率化が図れるかどうか、十分に確認する必要があります。

多くのメリットがある一方で、取引先には従来の注文方法から移行しなくてはいけないという障壁も存在することも覚えておきましょう。

導入を検討する際には、まずは取引先との十分な話し合いを持ったうえでお互い納得し導入することをおすすめします。

うまく導入し業務の効率化によりできた時間を使えば、これまでよりも良質なサービスを提供することも可能です。

自社の業務で事務的な作業で時間を取られていることが想定される場合は、是非BtoB向け受発注システムの導入をご検討ください。