RPAは単純・反復作業から人の手を離し、生産性向上や人件費の適正化を実現できる可能性があります。

成功につながる導入手順のポイントは2つ。

1つは導入目的と成功基準を明確にすることで、RPAツール選びのしっかりとした軸を築くこと。

もう1つが、導入ハードルや運用の妨げになりそうなトラブルの芽を事前に摘んでおくことです。

RPAの概要

RPAは決まった手順で行われる単純作業・反復作業を自動化できるロボットツールです。

Excelのマクロ機能と共通点が多々ありますが、アプリケーションを問わず自動化できる点が違います。

また自動化という点では産業用ロボットとも似ていますが実際の物体を扱うのか、電子データを扱うのかという違いがあります。

業務を自動化するツール

データ,数字

RPAとは簡易な単純作業や反復作業を自動化できるツールです。

正式名称はロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）。

膨大なデータの収集・統合・入力などを行う際に便利です。

RPAの導入で業務を自動化することで得られるメリットとして最も注目されているのが人件費を必要最小限に絞れる点です。

単純作業・反復作業を自動化しそこに取られていた人員や工数を最小限にすることができます。

また、優秀な人材の手を空けて高度な管理・マネジメント業務やクリエイティブ業務に充てられる点も見逃せません。

少子化で優秀な人材を確保するのが難しくなっていく中で人材不足対策の1つとして期待されているツールです。

Excelのマクロ機能と何が違う?

RPAとExcelのマクロ機能は類似している機能としてしばしば比較されます。

最も大きな違いは利用できるアプリケーションの違いです。

マクロ機能はあくまでも表計算ソフトExcelに備わった機能の1つで、一部例外を除きExcel上の動作のみ自動化が可能です。

対してRPAはExcel以外にも対応できます。

単純な反復作業を自動化できる点では共通していますがExcel以外で対応できるかどうか、が大きな違いです。

また、マクロ機能の設定はプログラミング言語を基にしています。

そのため、プログラミングに関する知識がないと求められるレベルの自動化処理を組み上げるのが難しいことも珍しくありません。

対してRPAは「そもそもパソコンの操作が苦手」という人でも扱えるツールがあります。

産業用ロボットと何が違う?

工場,ロボット

RPAと産業用ロボットはどちらもオートマティックなツールですが、大きな違いは物理的な動作ができるかどうかです。

産業用ロボットは主に工場やプラントなどで行われる作業を自動化し処理してくれます。

例えば、産業用ロボットによるオートマティックな処理としてカルビーのポテトチップス選別作業が挙げられます。

製造過程で焦げてしまったポテトチップスをカメラで自動認識し、エアガンで選別するシステムで広義の産業用ロボットといえるでしょう。

対してRPAはロボットと呼ばれてはいるものの、対象はあくまでも電子データです。

実態としてはアプリケーションソフトと理解した方がわかりやすいかもしれません。

 

ワンポイント
RPAは電子データの取り扱いについてアプリケーションを問わず自動化できるのが特徴です。

 

マーケティングツール導入・活用の事例はこちら

 

RPAの仕組み

ロボット

RPAで単純作業を自動化できる仕組みは大きく分類すると下記の流れになります。

  1. キーボード・マウスによって行うパソコンの操作を手順化
  2. 手順化した操作をシナリオとして設定
  3. シナリオをRPAに認識させる
  4. ある条件に該当する場合にシナリオ通りの動作を行うように設定

つまり、一定条件下であらかじめ設定しておいた動作を設計図通りに行うのがRPAの特徴です。

処理がスタートすればシナリオ通りのオートマティックな動きを24時間休まずに稼働し続けるシステムを作れます。

RPAの主な機能

男性,ビジネス,パソコン

一般的に知られているRPAツールの機能として下記が挙げられます。

  • 文字や数字といったデータ入力
  • データの収集・統合
  • 特定の条件に該当するデータの収集・統合
  • アプリケーション・システムを自動的に起動
  • 指定したファイル形式にデータ出力（CSV形式、PDF形式など）
  • あらかじめ指定した定型文をメールにして送信 など

RPAごとに対応できる操作の違いや得手・不得手があります。気になるRPAツールがあるのならチェックしてみましょう。

RPAツールの選び方

RPAツールを選ぶ際は下記3つのポイントが判断基準となります。

  • RPAツールを利用するパソコン（デバイス）は1台か？
  • 自動化したい作業は業務フローの全部か、一部か？
  • 他システムと組み合わせた時に相性がよくないものはないか？

それぞれどういうことか、詳しく見ていきましょう

デスクトップ型orサーバー型?

デスクトップパソコン,サーバー

RPAツールは大きく分けてデスクトップ型とサーバー型の2種類があります。

デスクトップ型はパソコン1台につき1つのRPAをインストールするタイプです。

特定の属人化された業務に対応している従業員向けのRPAとして導入されることが多くあります。

＜デスクトップ型RPAの特徴＞

  • 導入コストが安い
  • 単純作業に強い
  • ビッグデータレベルの膨大なデータ処理や自動的なデータ分析などはできない

対してサーバー型はサーバーへ直接インストールするタイプのRPAです。

＜サーバー型RPAの特徴＞

  • 同じサーバーを利用しているのであれば複数デバイスで利用可能
  • デスクトップ型に比べると扱えるデータの量が多い
  • 導入コストが高い

自動化したい業務がどのようなものかによっていずれかを選択するとよいでしょう。

自動化したい業務に対応しているか

RPAはもう1つ、汎用型と特化型という分け方もあります。

＜汎用型の特徴＞

  • 業務フロー上、必要な操作をすべて自動化できる
  • 仕様決定から実装までにそれなりの工数と制作期間が必要
  • 作業の変更にともない都度仕様変更を要する

＜特化型＞

  • ある特定の作業にのみ特化して実装される
  • レディメイドでパッケージングされたRPA
  • パッケージングされた状態でそのまま導入できるなら導入スピード・コスト面のメリットが大きい
  • 各業務に合わせたカスタマイズが必要であればそれなりの制作コストがかかる

汎用型か特化型を選ぶポイントは自動化したい範囲と自動化する処理の独自性です。

もし、自動化したい処理がその企業独自ルールに基づいたものなどであれば汎用型がおすすめです。

対して経理業務など企業ごとの業務の違いがあまり考えられない部署の業務であれば特化型が向いています。

既存の社内システムとの相性

男性,システムエンジニア

RPA導入時にはRPAそのものの機能性や仕様だけでなく、すでに導入している社内システムとの相性にも注目してみてください。

RPAの中には連携できるツールが限定されている場合もあります。

ブラウザや各種クラウドサービスなど対応可能なツールも比較検討項目として見逃さないようにしましょう。

 

ワンポイント
RPAを選ぶ基準は利用する端末の数・自動化したい業務の範囲・他システムとの相性です。

主なRPAツールを紹介

男性,ポイント

RPAツールには有名なものもいくつかあります。良く知られているRPAツールについて特徴を見てみましょう

＜WinActor＞

  • 開発元：NTTグループ
  • タイプ：サーバー型・デスクトップ型

日本語生まれのツールで日本国内の企業で多く使われています。プログラミングができない人でも扱いやすい仕様が魅力。

これまでにRPAツールを導入したことがない企業におすすめです。

＜BizRobo!＞

  • 開発：RPAテクノロジーズ
  • タイプ：サーバー型

ドラッグ＆ドロップといった基本的な動作で操作可能なRPAツールで強固なセキュリティが魅力です。

サーバー型ですが、スモールステップで導入可能なデスクトップ型も同シリーズでリリースされています。

中規模以上の企業で工数がかなりかかっているケースで取り入れられています。

＜Blue Prism＞

  • 開発元：Blue Prism
  • タイプ：サーバー型

BizRobo!同様にドラッグ＆ドロップによる自動化が可能、ロボットの作成・実行・管理を一元的にできるのが特徴です。

セキュリティ面で高い評価を得ているRPAツールで、個人情報を扱う大規模企業での活用に向いています。

イギリスのベンダーが開発しているので、UIは英語仕様です。

＜UiPath＞

  • 開発元：UiPath
  • タイプ：サーバー型・デスクトップ型

「開発」「実行」「管理統制」の3つの機能があり、パソコン初心者でも操作しやすいように作られています。

世界中で導入実績があるルーマニア発のRPAツールで日本国内のシェアもトップクラスです。

使い方・研修など日本語でのサポートが手厚いのも魅力の1つ。

これまで導入経験がない企業から選ばれることが多いRPAです。

＜Automation Anywhere＞

  • 開発元：オートメーション・エニウェア
  • タイプ：サーバー型

開発元はイギリス企業ですが、直感的に理解しやすいUIが魅力です。

またAIを搭載しているので使用すればするほど対応できる処理の幅や精度、柔軟性が高まります。

自動化したい処理に携わる人が多く、そのほとんどがパソコンの操作に慣れていないケースで導入を検討したいRPAです。

 

マーケティングツール導入・活用の事例はこちら

 

RPAツールの導入手順ステップ（1）

RPAツールの導入・検討ステップは大きく分けると4つです

  1. 導入目的の明確化
  2. 自動化する作業、作業範囲の検討
  3. トラブルシューティング
  4. 既存のシステムとの連携可否

この4つのステップをしっかり踏まえるとRPA選定基準の軸が定まります。

RPAツールを利用する目的を確認

男性,ミーティング

まずはRPAをなぜ導入するのか？を検討してみましょう。

例えば、データ入力担当部署のスタッフ都合で週のトータル稼働時間や生産性が安定しない問題があるとします。

この場合のRPA導入目的は「スタッフの都合に左右されず一定の生産性・生産量を確保する」ことです。

その場合、RPAの「作業スピードが一定で生産性のムラがない」特徴を活かせるため導入メリットは十分と考えられます。

しかし「各スタッフの成果を一定にする」ことが目的なのであれば各人材の問題なので、RPAでの十分な解決は見込めません。

RPA導入の目的とRPAの導入により受けられる恩恵がマッチしているかどうかは重要なポイントの1つです。

また導入による成果を定量的に示せるかどうかもぜひ、注目してみてください。

例えば、生産性向上が目的ならどの程度の生産性向上を目標とするのかを明確に決めておかないと効果検証が難しくなります。

効果検証が難しいということは導入した方がいいのかどうか判断できないということでもあり、できるだけ避けたい事態です。

RPA導入の目的が達成されているか、具体的な数字で評価できる目標を設定しましょう。

RPAツールで自動化する範囲を検討

RPA導入の目的が定まったら、次はどの業務をどの程度自動化するのかを検討しましょう。

特に下記条件に当てはまる業務はRPAが得意とする範囲です。

  • ヒューマンエラーが許されない作業
  • ダブルチェックを導入している作業
  • 作業ルールの変更可能性がほとんどない作業
  • 業務フローの流れがシンプル、ステップが少ない作業
  • その作業が必要なタイミングが多い作業
  • 定期的にかなり高い確率で必要な作業 など

例えば、人事労務部門であれば給与明細の発行作業が定期的に必要となります。

給与にかかわることなのでミスは許されませんが、作業の流れは「データ集計」→「給与明細データ化」→「出力」とシンプルです。

RPAで自動化しやすい作業ですがフローをすべて自動化するのか、それとも一部のみにとどめるかによって最適なRPAが異なります。

イレギュラー発生時のレギュレーションを検討

男性,ビジネス,困る

RPAの運用時、いくつかイレギュラーが発生することが考えられます。

＜例＞

  • 業務ルールの変更により必要なRPAのシナリオ設計更新がされていない
  • 対応できない手順が含まれていた場合に臨機応変な対応ができない
  • 設計時のヒューマンエラー
  • その他何らかのトラブル など

そこで、万が一のトラブルが起こった場合の担当者・担当部署・レギュレーションを設けておきましょう。

RPAはロボットツールですが、設計・運用するのはあくまでも「人」なのでこうしたトラブル可能性はゼロではありません。

万が一の場合、誰がどう動けばいいのか事前にわかっていれば現場の混乱を最小限に抑えられます。

既存システムとの連携を確認

RPAの機能を比較検討する際、既存のシステムと連携できるかどうかもチェックポイントの1つです。

例えば、RPAツールUiPathは基本的にIE・Google Chrome・Edge・Firefoxすべてに対応しています。

しかしBizRobo!はすべて対応不可で、オリジナルブラウザを使用しなければなりません。

特定のブラウザを利用しなければならない業務があるのであれば、各RPAツールの対応ブラウザも検討材料に含めた方がよいでしょう。

他にも各種クラウドサービスやチャットボットなど、連携できるシステムを確認してみてください。

 

ワンポイント
RPAツールの導入手順の中でも特にスタート地点である導入目的の明確化に注力しましょう。

RPAツールの導入手順ステップ（2）

RPAツールを導入する場合、特に下記3つは導入をスムーズにする下準備として注目すべきポイントです。

  • 社内のセキュリティ管理体制を再検討
  • RPAツールそのもののトラブルシューティング
  • スムーズな導入に向けた事前研修

それぞれのポイントごとにどのような導入準備が求められるのか確認してみましょう。

自社のセキュリティ管理体制を確認

セキュリティ

RPA導入に向けて自社のセキュリティを改めて見直してみることもおすすめしたいステップの1つです。

例えばUiPathをchromeで利用する場合、chromeの拡張機能の1つとしてインストールします。

どうしてもオンラインでの作業となるので、不正アクセスなどセキュリティ上のリスクは向きあわざるを得ません。

特に重要データにアクセスするID・パスといった権限やその権限を持っている人の精査は慎重に検討した方がよいでしょう。

システム障害時の対策を決める

RPAツールの運用で考えられるトラブルとしてRPAそのもののシステム障害も考えられます。

  • 急な動作停止
  • シナリオと違う動作
  • 連携システムのアップデートによる仕様変更 など

こうしたトラブルはRPAの深刻なエラー原因となり得るので、事前に対策しておきましょう。

実際のトラブル対策方法としては「万が一の事態」にいち早く気づけるよう、アラート機能を付与する事例があります。

また、イレギュラー部分をスキップする機能を実装しておけばイレギュラー部分以外の作業を進めることができるでしょう。

運用の定着を目指して導入前研修を実施

男性,プレゼン

RPAは使いこなせれば便利なものですが、導入に至るまでのハードルが高いことも珍しくありません。

  • 未知のツールに対してネガティブな印象からスタートしてしまう
  • 新しいツールに関する知識や業務フローが面倒と思われる
  • 決定権・決裁権を持ったトップに効果を実感してもらえない など

そこでRPAツールに関する社内研修を事前に実施し、便利さを体感してもらう方法がおすすめです。

事前研修でRPAツールのメリットを訴え、導入を一緒に進めてくれる仲間を見つけましょう。

また、研修成果で効果検証をしているのであれば決定権・決裁権を持つ人へのアピール材料も得られます。

 

ワンポイント
「万が一」を想定し、トラブルの芽をあらかじめ摘んでおくことがRPAのスムーズな導入につながります。

RPAとAIの連携がおすすめのケースを紹介

男性,電球

AIと連携したRPAは個数・項目数が膨大なデータを決まった手順で扱う作業に向いています。

例えば、ECサイトで登録された顧客情報をCSV形式で出力する作業ルールと手順は誰でも同じです。

学習成果次第では特定のデータ分析を行なったり、グラフ形式にしたりする動作を状況に応じて判断することも可能です。

また、作業手順は固まっているがイレギュラー対応が発生しやすい作業もAIと連携したRPAが実力を発揮できる場面です。

RPAツールで悩んだら

男性,チームリーダー

RPAはあくまでも単純作業・反復作業を自動化できるロボットツールです。

  • 何のために導入するか？
  • どのように導入するか？
  • どれを導入するか？
  • どこに導入するか？
  • 導入後どうなっていたら成功か？ など

導入に至るまでのプロセスでこうしたポイントをしっかりと定義しておくことが必要です。

そこでWebマーケティングのコンサルティングサービスを利用してみませんか？

実はWebマーケティングとRPAはとても相性がよく、RPAを活用したマーケティングツールも多々あります。

各RPAの機能・特徴・導入メリットについても熟知しているため、これからRPAを導入したい方のお役に立てる存在です。

 

マーケティングツール導入・活用の事例はこちら

 

まとめ

男性,営業

RPAを導入するなら、まずは導入の目的を明確にしましょう。

導入目的を明確にすることはどのような問題が解決できたらRPA導入成功なのか、を明確にすることとイコールです。

その上でRPAにやってほしいこと・期待したいことをピックアップしてみてください。

RPA に求めることがはっきりすれば、RPA選びの基準がブレなくなります。

基準となる軸をしっかりと立てた上で細かい仕様に目を向けるとRPA導入もスムーズです。